هر گاه قانون لازم بداند کـه اطلاعات بـه صورت اصل ارائه یا نگهداری شود، این امر با نگهداری و ارائه اطلاعات بـه صورت داده پیام نیز در صورت وجود شرایط زیر امکان پذیر می باشد:

الف ـ اطلاعات مورد نظر قابل دسترسی بوده و امکان استفاده درصورت رجوع بعدی فراهم باشد.

ب ـ داده پیام بـه همان قالبی (فرمتی) کـه تولید، ارسال و یا دریافت شده و یا بـه قالبی کـه دقیقا نمایشگر اطلاعاتی باشد کـه تولید، ارسال و یا دریافت شده، نگهداری شود.

ج ـ اطلاعاتی کـه مشخص کننده مبداء، مقصد، زمان ارسال و زمان دریافت داده پیام می باشند نیز در صورت وجود نگهداری شوند.

د ـ شرایط دیگری کـه هر نهاد، سازمان، دستگاه دولتی و یا وزارتخانه در خصوص نگهداری داده پیام مرتبط با حوزه مسئولیت خود مقرر نموده فراهم شده باشد.