آیین نامه قانون کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه مصوب 1397/11/07
فصل سوم ـ تأیید اسناد داخلی (مواد 6 - 14)
در اجرای ماده (6) کنوانسیون، وزارت به عنوان مرجع صلاحیت دار صدور برگ نمونه تأییدیه در کشور تعیین می شود.
اسنادی کـه مغایر نظم عمومی یا اخلاق حسنه یا منافع و امنیت ملی یا قوانین داخلی باشند و نیز اسناد طبقه بندی شده، غیرقابل تأیید هستند. دستورالعمل مربوط ظرف سه ماه از تاریخ لازم الاجرا شدن این آیین نامه توسط وزارت با هماهنگی وزارتخانه های اطلاعات، کشور و دادگستری ابلاغ می شود.
در اجرای قانون، دستگاه های ذی ربط موظفند امضا، مهر و سمت حداکثر چهار نفر از متصدیان مربوط در تهران و دو نفر در هر استان را کـه اصالت اسناد صادر شده در مجموعه آن دستگاه را اعلام خواهند نمود، توسط بالاترین مقام دستگاه به وزارت معرفی کنند. بالاترین مقام دستگاه موظف است هرگونه تغییر در متصدیان و مهر سازمانی مربوط را بلافاصله به وزارت منعکس کند.
تبصره 1 ـ در راستای تحقق و ارتقای دولت الکترونیک، دستگاه های ذی ربط موظفند با استفاده از سامانه های الکترونیکی، امکان دسترسی، بررسی و راستی آزمایی برخط اصالت اسناد صادر شده در آن دستگاه را برای وزارت فراهم کنند.
تبصره 2 ـ آن دسته از اسنادی کـه امکان احراز اصالت آنها از طریق سامانه های الکترونیکی برای وزارت فراهم می شود، برای اطلاع متقاضیان در تارنمای مربوط اعلام می شود.
متصدیان اعلام اصالت سند در دستگاه های ذی ربط موظفند ظرف یک روز کاری، ضمن احراز اصالت اسناد از طریق امضا و مهر اسناد، مراتب را تأیید و مشخصات آنها را ثبت و ضبط کنند.
سمت افراد معرفی شده برای اعلام اصالت اسناد در دستگاه های ذی ربط، از طریق تارنمای وزارت به اطلاع عموم خواهد رسید.
وزارت ظرف دو روز کاری پس از بررسی و اطمینان از اصالت سند صادر شده و سایر شرایط مندرج در این آیین نامه، نسبت به صدور برگ نمونه تأییدیه بر اساس ماده (3) کنوانسیون و این آیین نامه اقدام می کند. چنانچه بررسی و راستی آزمایی نیازمند زمان بیشتری باشد یا در صورت بروز هرگونه مشکل در این فرایند، مراتب باید ظرف همان روز به متقاضی اعلام شود. وزارت موظف است در این قبیل موارد ظرف یک هفته اعلام نظر کند و دستگاه های ذی ربط نیز مکلفند ظرف سه روز کاری، نفیاً یا اثباتاً اعلام نظر کنند.
شکل برگ نمونه تأییدیه مطابق نمونه پیوست کنوانسیون بوده و به زبان فارسی و ترجیحاً زبان کشوری کـه سند به آنجا ارایه خواهد شد تنظیم می شود ؛ مشروط به اینکه زبان مورد نظر یکی از زبان های انگلیسی، فرانسوی، چینی، اسپانیولی، آلمانی، روسی، ترکی استانبولی یا عربی باشد. در غیر این صورت، انگلیسی خواهد بود.
تبصره ـ موارد زیر در خارج از چهارچوب (کادر) برگ نمونه تأییدیه درج می شود:
الف ـ برگ نمونه تأییدیه صرفاً صحت امضا، مهر و سمت شخص امضا کننده سند را بدون توجه به مندرجات متن گواهی می نماید.
ب ـ وزارت به عنوان مرجع صلاحیت دار صدور برگ نمونه تأییدیه در جمهوری اسلامی ایران، مطابقت تصویر مصدق سند پیوست برگ نمونه تأییدیه را با اصل آن اعلام می نماید.
پ ـ برگ نمونه تأییدیه متضمن هیچ گونه اثر حقوقی در جمهوری اسلامی ایران نمی باشد.
برگ نمونه تأییدیه به درخواست متقاضی به اصل یا تصویر مصدق سند مربوط یا ترجمه رسمی منضم به اصل یا تصویر مصدق سند الصاق می شود.
تبصره 1 ـ ترجمه سند توسط مترجم رسمی قوه قضاییه صورت می گیرد، مگر در مورد اسناد طبقه بندی شده کـه ترجمه یا تأیید ترجمه توسط وزارت انجام می گیرد.
تبصره 2 ـ تصدیق تصویر سند و ترجمه آن توسط مترجم رسمی قوه قضاییه یا هر مرجع ذی صلاح قانونی دیگر صورت می گیرد.
به منظور امکان ثبت و صدور برگ نمونه تأییدیه به صورت الکترونیکی، وزارت موظف است تارنمایی کـه قابلیت استعلام و اعلام صحت صدور و اصالت برگ نمونه تأییدیه صادر شده را از طریق شماره رهگیری به صورت برخط داشته باشد، ظرف (9) ماه از تاریخ لازم الاجرا شدن این آیین نامه راه اندازی و نشانی آن را در ذیل برگ نمونه تأییدیه درج کند. تا راه اندازی تارنمای مربوط، مراتب طبق ساز و کارهای سابق انجام می گیرد.
