آیین نامه قانون کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه مصوب 1397/11/07

آیین نامه قانون کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه مشتمل بر 18 ماده مصوب 1397/11/07 هیأت وزیران

شناسنامه آیین نامه قانون کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه:

شماره روزنامه رسمی: 21533

تاریخ روزنامه رسمی: 1397/11/24

شماره ابلاغ: 152329/ت54698هـ

تاریخ ابلاغ: 1397/11/15

مرجع تصویب: هیأت وزیران

تاریخ تصویب: 1397/11/07

بیشتر بخوانید:

مقررات کنوانسیون های بین المللی

مقررات مرتبط با قانون الحاق به کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه (مقررات ثبت املاک)

ثبت اسناد، املاک و اموال در آراء وحدت رویه قضایی

موضوعات ثبت در آرای دیوان عدالت اداری

موضوعات ثبت در نظریات مشورتی

متن آیین نامه قانون کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه:

هیأت وزیران در جلسه 1397/11/07 به پیشنهاد شماره 4692324/376/732 مورخ 1396/06/25 وزارت امور خارجه (با همکاری سایر دستگاه های ذی ربط) و به استناد تبصره (3) ماده واحده قانون الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه مصوب 1391 با اصلاحات بعدی، آیین نامه اجرایی قانون یاد شده را به شرح زیر تصویب کرد:

فصل اول ـ کلیات

ماده 1 ـ در این آیین نامه، اصطلاحات زیر در معانی مشروح مربوط به کار می روند:

الف ـ کنوانسیون: کنوانسیون لغو ضرورت تصدیق رسمی اسناد دولتی بیگانه مصوب 1961 میلادی برابر با 1340 هجری شمسی.

ب ـ قانون: قانون الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون.

پ ـ وزارت: وزارت امور خارجه.

ت ـ دستگاه های ذی ربط: کلیه مؤسسات عمومی بند (د) ماده (1) قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات مصوب 1388 و مؤسسات خصوصی حرفه ای عهده دار مأموریت عمومی از قبیل دفتر اسناد رسمی، کانون سردفتران و دفتریاران، کانون کارشناسان رسمی دادگستری، کانون وکلای دادگستری، سازمان نظام پزشکی جمهوری اسلامی ایران، سازمان نظام پرستاری جمهوری اسلامی ایران، سازمان نظام روانشناسی و مشاوره جمهوری اسلامی ایران و سازمان های نظام مهندسی کـه صلاحیت صدور و پذیرش اسناد مشمول این آیین نامه را در جمهوری اسلامی ایران دارا هستند.

ث ـ برگ نمونه تأییدیه: برگ منقوش به نشان (آرم) یا عنوان رسمی کشور تنظیم کننده سند کـه به امضا و مهر مرجع صلاحیت دار آن کشور رسیده و به اسناد مشمول این آیین نامه الصاق می شود و مؤید صحت صدور و اصالت آن سند است.

ج ـ شماره رهگیری: شماره الکترونیکی کـه از سوی وزارت صادر و بر روی هر برگ نمونه تأییدیه درج می شود و برای استعلام و اعلام صحت تأییدیه صادر شده به کار می رود.

چ ـ نظام تأیید اسناد پیش از اجرای این آیین نامه: رویه های مبتنی بر قوانین و مقررات کـه تا پیش از اجرای این آیین نامه برای تأیید، تصدیق و تسجیل اسناد توسط نمایندگی های سیاسی یا کنسولی یا دفاتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران یا وزارت وجود داشته یا دارد.

ماده 2 ـ اسناد مشمول این آیین نامه شامل اسناد موضوع ماده (1) کنوانسیون و اسناد رسمی موضوع ماده (1287) قانون مدنی مصوب 1314 به شرح زیر است:

الف ـ اسناد صادر شده از سوی مرجع رسمی یا مقام منصوب مراجع قضایی یا غیرقضایی کـه به حکم قانون تشکیل شده اند.

ب ـ اسناد اداری و گواهی های صادر شده از سوی مراجع عمومی مانند اسناد هویتی و گواهی های صادر شده از سوی سازمان ثبت احوال کشور، مدارک تحصیلی و آموزشی، مدارک شغلی، گواهینامه های صادر شده از سوی دستگاه های ذی ربط، اسناد مسافرتی، مدارک و گواهی های پزشکی، گواهی های پزشکی قانونی، گواهی های بانکی، پروانه های کسب و پیشه و فعالیت های شغلی، گواهی های معتبر صادر شده از سوی شرکت ها و بنگاه های ثبت شده تابعه یا وابسته به مؤسسات عمومی و گواهی های صادر شده از سوی شهرداری ها.

پ ـ اسناد و گواهی های تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی و دفاتر رسمی ازدواج و طلاق و همچنین مدارک و گواهی های صادر شده از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مانند اسناد مالکیت و آگهی های رسمی.

ت ـ گواهینامه های رسمی پیوست اسنادی کـه اشخاص به اعتبار سمت شخصی خود امضا کرده اند، نظیر گواهینامه های رسمی کـه به ثبت و ضبط سند یا واقعه ای پرداخته اند کـه در تاریخ معینی وجود داشته است و همچنین تصدیق امضا در دفاتر اسناد رسمی.

تبصره ـ کنوانسیون در موارد زیر اعمال نمی شود:

الف ـ اسنادی کـه توسط نمایندگی های سیاسی یا کنسولی تنظیم شده اند.

ب ـ اسناد اداری کـه ارتباط مستقیم با عملیات تجاری یا گمرکی دارند.

فصل دوم ـ تأیید و پذیرش اسناد بیگانه در کشور

ماده 3 ـ در اجرای ماده (2) کنوانسیون، در مورد اسنادی کـه دارای برگ نمونه تأییدیه مطابق مقررات کنوانسیون هستند، کلیه دستگاه های ذی ربط ضمن مطابقت امضا، مهر و سمت شخص امضاکننده ذیل برگ نمونه تأییدیه با تارنمای مرجع صدور آن و با رعایت قوانین و مقررات داخلی نسبت به شناسایی و ترتیب اثر دادن به اسناد صادر شده از کشورهای عضو کنوانسیون اقدام می کنند.

تبصره 1 ـ اسناد صادر شده از سوی اعضایی از کنوانسیون کـه توسط دولت جمهوری اسلامی ایران مورد شناسایی قرار نگرفته اند یا اسنادی کـه اجرای آنها در کشور مطابق قوانین و مقررات جاری، مغایر اخلاق حسنه یا نظم عمومی یا منافع و امنیت ملی یا قوانین داخلی است، ترتیب اثر داده نخواهد شد.

تبصره 2 ـ وزارت موظف است فهرست آن دسته از اعضای کنوانسیون را کـه با دولت جمهوری اسلامی ایران طرف هستند و نیز فهرست آن دسته از اعضایی را کـه به الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون معترضند، به موقع از طریق تارنمای مربوط به دستگاه های ذی ربط و متقاضیان اطلاع رسانی کند. مقررات این آیین نامه متقابلاً در مورد آنها اعمال نمی شود.

تبصره 3 ـ وزارت در صورت لزوم یا بنا به تقاضای کتبی دستگاه های ذی ربط، هرگونه موارد نارسا و مشکوک را بررسی و راستی آزمایی می کند.

ماده 4 ـ کلیه نمایندگی های سیاسی و کنسولی و دفاتر حفاظت منافع جمهوری اسلامی ایران در کشورهای عضو کنوانسیون کـه به الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون معترض هستند یا دولت جمهوری اسلامی ایران به الحاق آنها معترض است، از تاریخ لازم الاجرا شدن کنوانسیون نسبت به جمهوری اسلامی ایران از تأیید اسناد مشمول کنوانسیون، صادر شده در کشور پذیرنده (متوقف فیه) و کشورهایی کـه در آن دارای اعتبار (آکردیته) هستند، خودداری خواهند کرد و این گونه اسناد نیازی به تأیید ندارند.

ماده 5 ـ در مورد اسناد صادر شده در کشورهای غیر عضو کنوانسیون و نیز اعضایی از کنوانسیون کـه به الحاق دولت جمهوری اسلامی ایران به کنوانسیون معترض هستند یا دولت جمهوری اسلامی ایران به الحاق آنها معترض است، مطابق نظام تأیید اسناد پیش از اجرای این آیین نامه عمل خواهد شد.

فصل سوم ـ تأیید اسناد داخلی

ماده 6 ـ در اجرای ماده (6) کنوانسیون، وزارت به عنوان مرجع صلاحیت دار صدور برگ نمونه تأییدیه در کشور تعیین می شود.

ماده 7 ـ اسنادی کـه مغایر نظم عمومی یا اخلاق حسنه یا منافع و امنیت ملی یا قوانین داخلی باشند و نیز اسناد طبقه بندی شده، غیرقابل تأیید هستند. دستورالعمل مربوط ظرف سه ماه از تاریخ لازم الاجرا شدن این آیین نامه توسط وزارت با هماهنگی وزارتخانه های اطلاعات، کشور و دادگستری ابلاغ می شود.

ماده 8 ـ در اجرای قانون، دستگاه های ذی ربط موظفند امضا، مهر و سمت حداکثر چهار نفر از متصدیان مربوط در تهران و دو نفر در هر استان را کـه اصالت اسناد صادر شده در مجموعه آن دستگاه را اعلام خواهند نمود، توسط بالاترین مقام دستگاه به وزارت معرفی کنند. بالاترین مقام دستگاه موظف است هرگونه تغییر در متصدیان و مهر سازمانی مربوط را بلافاصله به وزارت منعکس کند.

تبصره 1 ـ در راستای تحقق و ارتقای دولت الکترونیک، دستگاه های ذی ربط موظفند با استفاده از سامانه های الکترونیکی، امکان دسترسی، بررسی و راستی آزمایی برخط اصالت اسناد صادر شده در آن دستگاه را برای وزارت فراهم کنند.

تبصره 2 ـ آن دسته از اسنادی کـه امکان احراز اصالت آنها از طریق سامانه های الکترونیکی برای وزارت فراهم می شود، برای اطلاع متقاضیان در تارنمای مربوط اعلام می شود.

ماده 9 ـ متصدیان اعلام اصالت سند در دستگاه های ذی ربط موظفند ظرف یک روز کاری، ضمن احراز اصالت اسناد از طریق امضا و مهر اسناد، مراتب را تأیید و مشخصات آنها را ثبت و ضبط کنند.

ماده 10 ـ سمت افراد معرفی شده برای اعلام اصالت اسناد در دستگاه های ذی ربط، از طریق تارنمای وزارت به اطلاع عموم خواهد رسید.

ماده 11 ـ وزارت ظرف دو روز کاری پس از بررسی و اطمینان از اصالت سند صادر شده و سایر شرایط مندرج در این آیین نامه، نسبت به صدور برگ نمونه تأییدیه بر اساس ماده (3) کنوانسیون و این آیین نامه اقدام می کند. چنانچه بررسی و راستی آزمایی نیازمند زمان بیشتری باشد یا در صورت بروز هرگونه مشکل در این فرایند، مراتب باید ظرف همان روز به متقاضی اعلام شود. وزارت موظف است در این قبیل موارد ظرف یک هفته اعلام نظر کند و دستگاه های ذی ربط نیز مکلفند ظرف سه روز کاری، نفیاً یا اثباتاً اعلام نظر کنند.

ماده 12 ـ شکل برگ نمونه تأییدیه مطابق نمونه پیوست کنوانسیون بوده و به زبان فارسی و ترجیحاً زبان کشوری کـه سند به آنجا ارایه خواهد شد تنظیم می شود ؛ مشروط به اینکه زبان مورد نظر یکی از زبان های انگلیسی، فرانسوی، چینی، اسپانیولی، آلمانی، روسی، ترکی استانبولی یا عربی باشد. در غیر این صورت، انگلیسی خواهد بود.

تبصره ـ موارد زیر در خارج از چهارچوب (کادر) برگ نمونه تأییدیه درج می شود:

الف ـ برگ نمونه تأییدیه صرفاً صحت امضا، مهر و سمت شخص امضا کننده سند را بدون توجه به مندرجات متن گواهی می نماید.

ب ـ وزارت به عنوان مرجع صلاحیت دار صدور برگ نمونه تأییدیه در جمهوری اسلامی ایران، مطابقت تصویر مصدق سند پیوست برگ نمونه تأییدیه را با اصل آن اعلام می نماید.

پ ـ برگ نمونه تأییدیه متضمن هیچ گونه اثر حقوقی در جمهوری اسلامی ایران نمی باشد.

ماده 13 ـ برگ نمونه تأییدیه به درخواست متقاضی به اصل یا تصویر مصدق سند مربوط یا ترجمه رسمی منضم به اصل یا تصویر مصدق سند الصاق می شود.

تبصره 1 ـ ترجمه سند توسط مترجم رسمی قوه قضاییه صورت می گیرد، مگر در مورد اسناد طبقه بندی شده کـه ترجمه یا تأیید ترجمه توسط وزارت انجام می گیرد.

تبصره 2 ـ تصدیق تصویر سند و ترجمه آن توسط مترجم رسمی قوه قضاییه یا هر مرجع ذی صلاح قانونی دیگر صورت می گیرد.

ماده 14 ـ به منظور امکان ثبت و صدور برگ نمونه تأییدیه به صورت الکترونیکی، وزارت موظف است تارنمایی کـه قابلیت استعلام و اعلام صحت صدور و اصالت برگ نمونه تأییدیه صادر شده را از طریق شماره رهگیری به صورت برخط داشته باشد، ظرف (9) ماه از تاریخ لازم الاجرا شدن این آیین نامه راه اندازی و نشانی آن را در ذیل برگ نمونه تأییدیه درج کند. تا راه اندازی تارنمای مربوط، مراتب طبق ساز و کارهای سابق انجام می گیرد.

فصل چهارم ـ سایر مقررات

ماده 15 ـ در مورد اسنادی کـه مشمول کنوانسیون نیستند، مطابق نظام تأیید اسناد پیش از اجرای این آیین نامه عمل خواهد شد.

ماده 16 ـ متقاضیانی کـه اسناد تقدیمی آنان به دلایل مندرج در تبصره (1) ماده (3) یا ماده (7) مورد تأیید قرار نگیرد، می توانند اعتراض خود را جهت تجدید نظر به وزارت تقدیم کنند. در صورتی کـه وزارت تصمیم اتخاذ شده را تأیید کند، معترض می تواند مطابق قوانین و مقررات مربوط حسب مورد به مراجع صلاحیت دار قضایی مراجعه کند.

تبصره ـ وزارت موظف است ظرف یک هفته کاری با دعوت از نماینده دستگاه یا دستگاه های ذی ربط به این قبیل اعتراض ها رسیدگی و پاسخ لازم را اعلام کند.

ماده 17 ـ وزارت در اجرای ماده (6) کنوانسیون، مرجع مسئول و صلاحیت دار صدور برگ نمونه تأییدیه را به امین کنوانسیون معرفی می کند و هر گونه تغییر در مرجع تعیین شده را به آن اطلاع می دهد.

ماده 18 ـ تعرفه صدور هر برگ نمونه تأییدیه برای هر سند، مطابق آیین نامه تعیین تعرفه خدمات کنسولی موضوع تصویب نامه شماره 58117 /ت52422هـ مورخ 1395/05/17 و اصلاحات بعدی آن تعیین خواهد شد.

معاون اول رئیس جمهور اسحاق جهانگیری