آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1399/12/28
آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مشتمل بر ۹۳ ماده و ۶۵ تبصره مصوب 1399/12/28 رییس قوه قضاییه
شناسنامه آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران:
شماره روزنامه رسمی: 22149
تاریخ روزنامه رسمی: 1400/01/16
شماره ابلاغ: 100/583/9000
تاریخ ابلاغ: 1400/01/10
مرجع تصویب: رییس قوه قضاییه
تاریخ تصویب: 1399/12/28
بیشتر بخوانید:
مجمـوعه موضوعی آرای وحدت رویه قضایی
مجموعه موضوعی آرای دیوان عدالت اداری
مقررات مرجع:
ماده 75 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران 1354: وزارت دادگستری مکلف است کلیه آئین نامه های مذکور در مورد این قانون را ظرف مدت شش ماه از تاریخ تصویب این قانون تهیه و بموقع اجرا بگذارد. مادام کـه آئین نامه های این قانون تصویب نشده باشد در هر مورد کـه اجرای مقررات این قانون به تصویب آئین نامه محول شده است آئین نامه های قبلی مجری خواهد بود.
متن آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران:
در اجرای ماده ۷۵ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و بنا بـه پیشنهاد رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، "آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران" بـه شرح مواد آتی است.
فصل اول: کلیات
مبحث اول: اختصارات و تعاریف
ماده ۱ ـ معانی اصطلاحات و اختصارات آیین نامه بـه شرح زیر می باشد:
الف ـ سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور؛
ب ـ قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354/04/25 با اصلاحات و الحاقات بعدی؛
پ ـ کانون: کانون سردفتران و دفتریاران مرکز (تهران) و یا هر کانونی کـه بر اساس ماده 58 قانون در مراکز استان ها ایجاد می شود؛
ت ـ آیین نامه: آیین نامه قانون؛
ث ـ دفترخانه: دفترخانه اسناد رسمی موضوع ماده ۱ قانون؛
ج ـ سردفتر: شخص موضوع ماده ۲ قانون کـه اداره امور دفترخانه اسناد رسمی را بر عهده دارد؛
چ ـ دفتریار: شخص موضوع ماده ۳ قانون کـه جهت معاونت سردفتر بـه پیشنهاد سردفتر و بـه موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر قانون انتخاب می شود؛
ح ـ هیات: هیاتی کـه بـه منظور مصاحبه با داوطلبان سردفتری و انتخاب سردفتران توسط رییس قوه قضاییه انتخاب می شود؛
خ ـ دفتر: دفتر الکترونیکی کـه اسناد رسمی در آن ثبت می شود کـه این دفتر جایگزین دفتر موضوع ماده ۱۸ قانون است و بـه صورت برخط (آنلاین) در دسترس سازمان می باشد؛
د ـ دادگاه: دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران؛
ذ ـ دادستان: دادستان انتظامی سردفتران و دفتریاران؛
ر ـ اصحاب سند: اشخاص متقاضی تنظیم سند در دفترخانه.
ماده 2 ـ سازمان می تواند بخشی از وظایف خود غیر از امور حاکمیتی موضوع ماده ۸ قانون مدیریت خدمات کشوری مصوب ۱۳۸۶ با اصلاحات بعدی را بـه دفترخانه ها واگذار نماید. تعرفه حق الزحمه دفترخانه ها، بابت ارائه خدمات واگذار شده توسط سازمان تهیه می شود و بـه تصویب رییس قوه قضاییه می رسد.
مبحث دوم: پذیرش سردفتر
ماده ۳ ـ اصلاح 1402/03/24 - سازمان مکلف است در اجرای ماده (۳) قانون تسهیل صدور مجوزهای کسب و کار، مصوب 1400/12/24 پس از اعلان عمومی بـه نحو مقتضی بـه شرح ذیل نسبت بـه پذیرش سردفتر و دفتریار اقدام نماید:
الف ـ اعلان عمومی مهلت ثبت نام و شرایط عمومی و اختصاصی لازم جهت ثبت نام داوطلبان؛
ب ـ ثبت نام از واجدین شرایط در مهلت مقرر و برگزاری آزمون از طریق سازمان سنجش آموزش کشور؛
پ ـ مصاحبه توسط هیات اختبار از پذیرفته شدگان اعلامی سازمان سنجش آموزش کشور پس از طی مراحل تایید صلاحیت توسط مراجع ذی صلاح.
تبصره ۱ ـ اصلاح 1402/03/24 - سازمان پس از طی مراحل بند «پ» متناسب با امتیاز علمی مکتسبه پذیرفته شدگان و اعلام محل مورد تقاضای آنان نسبت بـه صدور ابلاغ سردفتری بر مبنای درجات حوزه های ثبتی استان مربوط اقدام خواهد نمود.
تبصره ۲ ـ اصلاح 1402/03/24 - نحوه جذب سردفتر بر اساس این ماده، نافی صلاحیت رییس قوه قضاییه برای جذب سردفتر بر اساس ماده (۲) قانون نخواهد بود.
تبصره ۳ ـ اصلاح 1402/03/24 - شرکت پذیرفته شدگان در دوره کارآموزی کـه توسط هیات اختبار تعیین می گردد، الزامی است.
تبصره ۴ ـ اصلاح 1402/03/24 - شرکت سردفتر و دفتریار در دوره های آموزشی کـه در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می شود الزامی است.
تبصره ۵ ـ اصلاح 1402/03/24 - تدریس در دانشگاه مانع شغل سردفتری نیست، مشروط بـه اینکه مستخدم دولت و یا عضو هیات علمی دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی نبوده و با اذن رییس سازمان باشد.
تبصره ۶ ـ اصلاح 1402/03/24 - سازمان مکلف است پاداش مناسبی با توجه بـه تعداد جلسات هیات اختبار بـه عنوان حق الزحمه بـه اعضاء هیات اختبار بپردازد.
مبحث سوم: تاسیس دفترخانه
ماده ۴ ـ سردفتر مکلف است حداکثر ظرف مدت سه ماه پس از ابلاغ پیام الکترونیکی حکم انتصاب سردفتری خود، نسبت بـه تاسیس دفترخانه و شروع بـه کار در محدوده محلی کـه در حکم تعیین شده است، اقدام نماید و در صورت عدم انجام این تکلیف حکم مذکور کان لم یکن تلقی می شود.
تبصره ۱ ـ پس از تعیین محل استقرار دفترخانه و تایید آن از طرف اداره ثبت مربوط، هرگونه جابجایی در همان محل، منوط بـه تایید اداره ثبت همان محل است.
تبصره ۲ ـ تغییر محل دفترخانه از محل تعیین شده، اعم از شهر یا شهرستان یا بخش در حکم سردفتر، بـه محل دیگر منوط بـه موافقت و صدور حکم توسط رییس سازمان مطابق دستورالعمل مصوب سازمان است.
تبصره ۳ ـ در صورت ضرورت، رییس سازمان بـه طور موقت برای سردفتر ابلاغ دفتر سیار در شهر یا محل دیگر صادر می کند و با رفع ضرورت، ابلاغ مذکور لغو خواهد شد.
ماده ۵ ـ محل دفترخانه باید بـه گونه ای باشد کـه دسترسی و حضور افراد توان خواه و سالمند بـه سهولت صورت گیرد. مساحت محل دفترخانه با توجه بـه محل قرار گرفتن و تعداد مراجعان با نظر سازمان تعیین می شود و در هر صورت مساحت آن نباید کمتر از ۵۰ مترمربع باشد. در آپارتمان هایی کـه فاقد آسانسور است، دفترخانه نباید در طبقات سوم بـه بالا مستقر شود. تاسیس دفتر در مجتمع مسکونی آپارتمانی ممنوع است، مگر سردفتر مالک باشد و رضایت کتبی سایر مالکین و بهره برداران را اخذ کند.
ماده ۶ ـ اصلاح 1402/03/24 - محل دفترخانه باید مجهز بـه دوربین مداربسته با قابلیت ضبط تصویر، کپسول آتش نشانی و مکان مطمئن برای نگهداری اسناد و دفاتر ثبتی باشد. وجود دوربین مداربسته باید از قبل بـه اشخاص اعلام شود.
ماده ۷ ـ نصب تابلو مشخصات سردفتر و دفتریار و کارکنان در دفترخانه الزامی است.
ماده ۸ ـ تابلو و مهر دفترخانه باید طبق نمونه مصوب سازمان ساخته شود و قید عبارات تبلیغی و القاب در تابلو، مهر و سربرگ دفترخانه ممنوع است.
فصل دوم: انتخاب سردفتران و دفتریاران
مبحث اول: مدارک و شرایط لازم برای انتخاب
ماده ۹ ـ متقاضیان باید دارای شرایط مقرر در ماده ۶ قانون باشند و مدارک مثبت آن را ارائه کنند. تصدیق اجتهاد موضوع بند 4 ماده 6 قانون باید متضمن نام و نام خانوادگی متقاضی و شماره ملی و تاریخ تولد وی با حروف باشد و صحت صدور آن باید بـه تایید رییس قوه قضاییه یا مرجع مورد تایید ایشان برسد.
تبصره ـ تصدیق هایی کـه دلالت صریح بر اجتهاد متقاضی ندارد و یا بیانگر مراتبی از تحصیلات وی باشد قابل پذیرش نیست.
ماده ۱۰ ـ سردفتر موظف است حداکثر ظرف مدت دو ماه پس از آغاز بـه کار، شخص واجد شرایط را برای تصدی سمت دفتریاری اول موضوع ماده 3 قانون بـه سازمان معرفی نمایند.
تبصره ۱ ـ داشتن کارت پایان خدمت وظیفه عمومی یا کارت معافیت دائم از خدمت وظیفه عمومی برای آقایان الزامی است.
تبصره ۲ ـ شخص معرفی شده توسط سردفتر در صورت قبولی در آزمون کتبی، طی مراحل گزینش، مصاحبه و احراز صلاحیت، با حکم رییس سازمان منصوب می شود و در صورت عدم انتخاب شخص معرفی شده بـه عنوان دفتریار، سردفتر مکلف است شخص دیگری را معرفی نماید. شرکت دفتریار در دوره های آموزشی کـه در ابتدای شروع بـه کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می شود الزامی است.
تبصره 3 ـ در صورت انتخاب دفتریار دوم، پرداخت حقوق وی طبق مقررات بر عهده سردفتر خواهد بود.
ماده ۱۱ - دفتریار کفیل توسط اداره ثبت محل تعیین می شود و دارای حقوق و وظایف و حق السهم مساوی با دفتریار اصیل از حق التحریر است.
ماده ۱۲ ـ اصلاح 1402/03/24 - انتقال دفتریار از یک دفترخانه بـه دفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تأیید سازمان امکان‌‌پذیر است. در مواردی کـه سردفتر یا دفتریار بدون دلیل موجه با انتقال مخالفت نماید، سازمان موضوع را با جلب نظر مشورتی کانون استان بررسی و تصمیم مقتضی بـه عمل می آورد.
مبحث دوم: مراسم سوگند
ماده ۱۳ ـ سردفتران و دفتریاران قبل از اشتغال بـه سردفتری و دفتریاری بـه شرح زیر سوگند یاد می کنند: « اینجانب بـه عنوان سردفتر اسناد رسمی در محضر قرآن کریم بـه خداوند قادر متعال سوگند یاد می کنم کـه وظایف محوله را مطابق قوانین، مقررات و نظامات کشور جمهوری اسلامی ایران، بـه ویژه قوانین و نظامات مربوط بـه دفاتر اسناد رسمی بـه انجام رسانم و در کمال امانت داری، بی طرفی، اخلاق حرفه ای و حفظ حقوق مراجعان و احترام بـه آنان اقدام نموده و نهایت تلاش خود را بـه کار برم و شرافت خود را وثیقه این سوگند قرار می دهم »
ماده ۱۴ ـ مراسم سوگند با حضور رییس یا معاون امور اسناد سازمان یا مدیرکل امور اسناد و سردفتران و رییس کانون سردفتران و دفتریاران مرکز و در مراکز استان ها با حضور مدیرکل ثبت و رییس کانون سردفتران و دفتریاران استان برگزار می شود و متن سوگندنامه بـه امضای سردفتر یا دفتریار و حسب مورد بـه امضای مدیرکل امور اسناد و سردفتران یا مدیرکل ثبت استان مربوط می رسد و در پرونده سردفتر یا دفتریار ضبط می شود.
مبحث سوم: تضامین
ماده ۱۵ ـ شروع بـه کار سردفتران و دفتریاران اول و دوم منوط بـه معرفی ضامن می باشد و این کار باید بـه موجب سند رسمی انجام شود. در صورت معرفی ضامن، مسئولیت سردفتر یا دفتریار با ضامن خود تضامنی است. مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر یک میلیارد ریال، دفتریار اول پانصد میلیون ریال و دفتریار دوم سیصد میلیون ریال است. مشمولان این ماده می توانند بـه جای معرفی ضامن معادل مبالغی کـه مقرر گردیده بـه ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا ضمانت نامه بانکی مبادرت کنند.
تبصره ۱ ـ ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت نامه بانکی برای جبران خسارت وارده بـه اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت جرایم نقدی دادگاه انتظامی است و باید این موضوع در سند رسمی تصریح شود. تبدیل تضمین مجاز می باشد.
تبصره ۲ ـ چنانچه ضمانت یا وثیقه یا ضمانت نامه بانکی بـه جهتی از بین برود یا کلاً یا بعضاً بـه مصرف برسد و یا اعتبار و یا ارزش آن بـه نحو فاحشی کاهش یابد. سردفتر و دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یک ماه نسبت بـه تبدیل ضمانت یا ایداع وثیقه یا ارائه ضمانت نامه بانکی اقدام نماید. در غیر این صورت، سازمان ابلاغ او را لغو می نماید.
تبصره ۳ ـ کلیه سردفتران و دفتریاران ملزم بـه رعایت تطبیق تضمین خود با آیین نامه خواهند بود.
تبصره 4 ـ رییس سازمان می تواند در صورت اقتضاء هر سه سال متناسب با شاخص بهای کالاها و خدمات مصرفی کـه توسط بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران بـه طور رسمی اعلام می شود، تعدیل مبالغ تضمین را بـه رییس قوه قضاییه پیشنهاد نماید.
فصل سوم: انتخابات کانون
ماده ۱۶ ـ پنج ماه قبل از پایان هر دوره کانون سردفتران و دفتریاران، رییس سازمان تاریخ انقضای آن دوره را بـه رییس قوه قضاییه اعلام می نماید تا نسبت بـه تشکیل هیات نظارت بر انتخابات کانون اقدام شود.
تبصره ـ هیات مدیره کانون موظف است شش ماه قبل از انقضاء هر دوره مراتب را جهت اجرای این ماده بـه رییس سازمان اعلام نماید.
ماده ۱۷ ـ هیات نظارت در استان تهران مرکب از معاون امور اسناد، مدیرکل امور اسناد و سردفتران، مدیرکل حفاظت و اطلاعات، مدیرکل بازرسی و نظارت بر عملکرد سازمان، دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار شاغل کـه بیش از ده سال سابقه سردفتری و یا دفتریاری داشته باشند و در دیگر استان ها متشکل از مدیرکل، معاون اسناد، رییس حفاظت و اطلاعات، رییس بازرسی و دو نفر سردفتر و یک نفر دفتریار همان استان با انتخاب رییس قوه قضاییه خواهد بود.
تبصره ـ چنانچه در مرکز استانی برای این منظور سردفتر و دفتریار با سابقه بیش از ده سال بـه حد لازم وجود نداشته باشد، سابقه بیش از پنج سال کفایت می کند.
ماده ۱۸ ـ سردفتران و دفتریارانی کـه بـه عضویت هیات نظارت تعیین می شوند حق انتخاب شدن در هیات مدیره را ندارند و همچنین اعضای هیات مدیره کانون اعم از اصلی و علی البدل بـه عضویت هیات نظارت بر انتخابات تعیین نخواهند شد.
ماده ۱۹ ـ اعضای هیات نظارت بر انتخابات باید بلافاصله جهت فراهم نمودن مقدمات انتخابات در محل کانون تشکیل جلسه داده و از میان خود یک نفر را بـه عنوان رییس و یک نفر را بـه عنوان نایب رییس و یک نفر را بـه عنوان دبیر انتخاب نمایند و طی اطلاعیه ای در سایت آگهی های سازمان و یا بـه طریقی دیگر کـه هیات مقتضی تشخیص دهد بـه سردفتران و دفتریارانی کـه خود را واجد شرایط عضویت در هیات مدیره کانون می دانند اعلام می نمایند تا ظرف یک هفته از تاریخ تعیین شده در اطلاعیه نامزدی خود را کتباً بـه دفتر هیات اعلام دارند. پس از انقضای این مدت هیات نظارت در حداقل زمان ممکن صورت اسامی داوطلبان واجد شرایط عضویت و تاریخ و ساعت شروع و ختم و محل اخذ رای را تعیین و مراتب را بـه طریق فوق بـه اطلاع سردفتران و دفتریاران حوزه انتخابیه خواهد رساند.
ماده ۲۰ ـ سردفتران و دفتریارانی کـه نامزدی خود را برای عضویت در هیات مدیره کانون اعلام می نمایند باید دارای شرایط زیر باشند:
الف ـ اشتغال بـه شغل سردفتری و دفتریاری؛
ب ـ حداقل ده سال سابقه سردفتری اسناد رسمی و یا دفتریاری و یا وکالت و یا قضاوت؛
پ ـ تقید بـه مبانی دینی و احکام اسلامی، انجام واجبات و ترک محرمات؛
ت ـ تعهد و التزام بـه نظام جمهوری اسلامی ایران، ولایت فقیه و قانون اساسی؛
ث ـ نداشتن پیشینه و محکومیت مؤثر کیفری؛
ج ـ نداشتن محکومیت انتظامی از درجه ۳ بـه بالا در پنج سال اخیر خدمت خود؛
چ ـ داشتن حسن شهرت؛
ح ـ عدم وابستگی بـه رژیم منحوس پهلوی و تحکیم پایه های رژیم طاغوت؛
خ ـ عدم عضویت و هواداری از گروهک های غیرقانونی و معاند با جمهوری اسلامی؛
د ـ عدم اعتیاد بـه مسکرات، مواد مخدر و روان گردان.
تبصره ۱ ـ احراز شرایط مذکور با هیات نظارت است. در صورت اختلاف اعضای هیات، رای اکثریت مناط اعتبار است.
تبصره ۲ ـ هیات مکلف است سوابق نامزدها را از حفاظت و اطلاعات سازمان استعلام نماید.
تبصره ۳ ـ استمرار شرایط مندرج در بند (پ) و (ت) ضروری است. در صورتی کـه صلاحیت سردفتر یا دفتریار زائل شده یا کشف شود از ابتدا فاقد شرایط بوده، رییس سازمان یا هیات نظارت نسبت بـه عزل آنان از هیات مدیره اقدام می نماید.
ماده ۲۱ ـ هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران موظف است هزینه و وسایل و امکاناتی کـه جهت انجام و اجرای انتخابات لازم است در اختیار هیات نظارت بر انتخابات قرار دهد.
تبصره ـ هیات نظارت در صورت فراهم بودن نرم افزارها و سخت افزارهای سامانه انتخابات الکترونیکی و بنا بـه پیشنهاد هیات مدیره کانون، اجازه برگزاری انتخابات الکترونیکی را در تمام یا بخشی از مراحل یا مراکز صادر می کند. در هر صورت تایید صحت انتخابات بـه عهده هیات نظارت است.
ماده ۲۲ ـ هیات نظارت باید از پیش، صورت اسامی سردفتران و دفتریاران شاغل حوزه انتخابی را تهیه کند و رای دهندگان موقع دادن رای مقابل اسم خود را امضا خواهند کرد.
ماده ۲۳ ـ هر گونه آگهی و آثار تبلیغاتی باید قبل از شروع اخذ رای از محل شعبه رای توسط هیات نظارت محو گردد.
ماده ۲۴ ـ اخذ آراء در یک روز و در مدتی کـه کمتر از هفت ساعت نباشد در محل کانون یا هر محلی کـه توسط هیات نظارت تعیین شده انجام می شود و هیات نظارت موظف است پس از اخذ آراء و خاتمه رای گیری بلافاصله شروع بـه شمارش و قرائت آراء نموده و بعد از قرائت هر رای آن را با مهر قرائت شده مشخص و در پایان نتیجه آراء قرائت شده را صورت جلسه نمایند.
تبصره ـ هرگاه قرائت همه آراء در روز اخذ رای میسر نباشد هیات نظارت پس از شمارش باقی مانده آراء صندوق محتوی آراء را لاک و مهر نموده و روز بعد بقیه آراء مذکور را بـه کیفیت مقرر در ماده فوق قرائت می نماید.
ماده ۲۵ ـ کلیه سردفتران و دفتریاران شاغل در هر استان کـه کانون آن تشکیل شده فقط برای کانون همان استان حق رای خواهند داشت و انتخاب کنندگان حق تعیین وکیل یا نماینده جهت دادن رای ندارند.
ماده ۲۶ ـ پس از پایان قرائت آراء و اعلام حائزان اکثریت در محل اخذ رای چنانچه نسبت بـه انتخابات معترضی باشد، باید اعتراض خود را ظرف سه روز از تاریخ اعلام حائزان اکثریت بـه دفتر هیات نظارت تسلیم نماید و هیات نظارت ظرف یک هفته نسبت بـه اعتراضات رسیدگی و نظر خود را اعلام می کند. این نظر قطعی است.
ماده ۲۷ ـ در صورتی کـه هیات نظارت بر ابطال انتخابات نظر بدهد، رییس سازمان ظرف سه ماه انتخابات را تجدید می کند.
ماده ۲۸ ـ در صورت عدم وصول اعتراض و یا رد اعتراض، هیات نظارت صورت حائزان اکثریت را بـه ترتیب آراء و با قید تعداد آراء آن ها تهیه و بـه سازمان ارسال می دارد تا طبق ماده ۶۳ قانون اعضای اصلی و علی البدل انتخاب شوند.
تبصره ـ در صورت عدم تشکیل کانون یا اخلال در اداره آن و یا عدم رعایت شئون، سازمان می تواند در طول دوره کانون اعضاء اصلی و یا علی البدل را عزل نماید و از بین منتخبان افراد بعدی را نصب نماید.
فصل چهارم: قواعد اداری حاکم بر دفترخانه
مبحث اول: نحوه تنظیم و ثبت اسناد
ماده ۲۹ ـ ارائه کلیه خدمات در دفاتر اسناد رسمی اعم از تنظیم سند، تصدیق امضا و سایر امور محوله بـه استناد ماده ۶۵۵ قانون آیین دادرسی کیفری مصوب ۱۳۹۲ با اصلاحات و الحاقات بعدی باید بـه صورت الکترونیکی انجام پذیرد. در اجرای ماده ۷ قانون جامع حدنگار مصوب ۱۳۹۳ اطلاعات دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر دست نویس می گردد و دارای اعتبار قانونی خواهد بود. با ایجاد دفاتر الکترونیک مذکور، ثبت در دفاتر دست نویس منتفی و دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر موجود می شود.
ماده ۳۰ ـ اصلاح 1402/03/24 ـ سردفتر و دفتریار موظفند قبل از شروع بـه کار، نمونه امضای خود را در حضور رییس ثبت محل و در فرم مخصوص درج و ارائه نمایند. یکی از فرم ها در اداره ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک استان بایگانی یا اسکن خواهد شد. در طول دوره فعالیت دفاتر، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری سند از طریق امضای الکترونیک خواهد بود.
تبصره ـ سازمان مکلف است ترتیبی اتخاذ نماید، تا در مواردی مانند عدم حضور سردفتر بـه دلیل مرخصی یا حوادث غیر مترقبه، هیچ خللی در کار دفترخانه ایجاد نشود و در هر حال این امر نباید موجب تاخیر در کار مراجعان شود.
ماده ۳۱ ـ درج شماره ملی، کد پستی، آدرس محل اقامت و شماره تلفن همراه یا آدرس پست الکترونیکی یا حساب کاربری اصحاب سند در کلیه اسناد، الزامی است. با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه، این اطلاعات صرفاً از سامانه ثبت نام الکترونیکی (ثنا) قوه قضاییه اخذ شده و در سند درج خواهد شد و هرگونه ابلاغ بـه اصحاب سند بـه صورت الکترونیکی و از طریق سامانه ابلاغ قوه قضاییه انجام خواهد شد.
تبصره ۱ ـ چنانچه فرد بـه نمایندگی از شخص حقوقی سند را امضا می کند. سمت امضا کننده قید می شود.
تبصره ۲ ـ در مورد افراد خارجی شماره گذرنامه یا کارت آمایش بـه جای شماره ملی قید می شود.
ماده ۳۲ ـ با گذشت شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه، ارائه هرگونه خدمت در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق کـه مستلزم ثبت سند در سامانه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه های کاربری دفاتر اسناد رسمی است، منوط بـه ثبت نام در سامانه ثبت نام الکترونیکی (ثنا) و اخذ تصدیق الکترونیکی است.
تبصره ۱ ـ منظور از تصدیق الکترونیکی، درج کد ارسالی بـه شماره تلفن همراه اعلامی شخص در سامانه ثنا و اپلیکیشن عدالت همراه، در سامانه ثبت آنی یا سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق یا سایر سامانه های کاربری دفاتر اسناد رسمی است.
تبصره ۲ ـ اسناد مستثنی از حکم این ماده بـه موجب شیوه نامه ای تعیین می شود کـه ظرف شش ماه از تصویب این آیین نامه بـه تصویب رییس سازمان خواهد رسید.
تبصره 3 ـ الحاق 1402/03/24 - انجام اقدامات ثبت در مواد (۳۱) و (۳۲) آیین نامه منوط بـه ایجاد تمهیدات لازم جهت استخراج مشخصات طرفین سند از طریق سامانه ثنا و ابلاغ اوراق اخطاریه از طریق سامانه ابلاغ توسط مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه با همکاری سازمان می باشد.
ماده ۳۳ ـ اصلاح 1402/03/24 - کلیه اسناد در سامانه ثبت آنی تنظیم و در دفتر الکترونیک ثبت و در صورت درخواست اصحاب سند بر روی اوراق ۴ A سفید چاپ می گردد. سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا، نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و بـه امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی کـه اخذ امضای آن ها در دفتر الزامی است، مطابق مقررات در نسخه مذکور اخذ کند و این نسخه را پس از امضا بـه مهر دفترخانه ممهور نماید.
ماده ۳۴ ـ سردفتر در محل دفترخانه و هم زمان با اخذ امضای هر یک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف است اقدامات زیر را معمول دارد:
الف ـ اصلاح 1402/03/24 - از طریق سامانه اثر انگشت آن ها را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک، دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا بـه مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی ربط را بـه آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید.
ب ـ اصلاح 1402/03/24 - مفاد اسناد را بـه طرف یا طرفین معامله حین امضا اسناد تفهیم نماید و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت: "از مفاد سند مطلع شدم" درج و بـه امضای آنها برساند.
تبصره ـ الحاق 1402/03/24 - سازمان می تواند بـه هر نحو مقتضی اقدام لازم در خصوص حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را از طریق سامانه های مربوط اعمال نماید.
پ ـ ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید، بـه نحوی کـه حداقل یکسال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد.
تبصره ـ قصور و تقصیر سردفتر در انجام تکالیف بندهای مذکور کـه موجب بروز خسارت بـه هر یک از طرفین شود، موجب مسئولیت خواهد بود.
ماده ۳۵ ـ پس از تنظیم سند نقل و انتقال املاک و ثبت نهایی در دفاتر و ارسال الکترونیکی بـه ادارات ثبت، سند تک برگ در ادارات مذکور صادر می شود. سازمان می تواند چاپ سند و تحویل آن با اخذ رسید بـه صاحب سند یا نماینده قانونی را بـه سردفتر تفویض نماید. نحوه اجرای این ماده بـه موجب دستورالعملی است کـه ظرف ۳ ماه از تاریخ ابلاغ این آیین نامه توسط رییس سازمان تهیه و تصویب می گردد.
تبصره ـ سردفتران مکلفند دفاتر دفترخانه تحت تصدی خود را ظرف یک سال، مطابق شیوه نامه ای کـه توسط سازمان تهیه می شود، اسکن و داده آمایی کنند.
ماده ۳۶ ـ سردفتر مجاز بـه تصدیق صحت امضای نوشته های مالی یعنی نوشته هایی کـه در آن بـه طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاکننده، تعهد یا ضمانت شده و یا آن کـه موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیر منقول و یا سهام شرکت های ثبت شده است، نخواهد بود.
تبصره ـ سردفتر مکلف است نسخه گواهی امضاهایی کـه بـه نحو الکترونیک بـه ثبت رسیده را از سامانه در قالب سند قابل حمل (PDF) دریافت و بـه صورت مناسب در محل دفترخانه در قالب فایل الکترونیکی ذخیره و نگهداری نماید.
ماده ۳۷ ـ سردفتر در هنگام تصدیق صحت امضا، موظف است مقررات مواد ۶۴ و ۶۶ و ۶۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 1310/12/26 را نیز رعایت نماید؛ و تصویر گواهی شده را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اسکن و در سامانه مذکور نگهداری نماید.
ماده ۳۸ ـ ملاک احراز هویت افراد در دفاتر اسناد رسمی شناسنامه یا کارت ملی صادره از اداره ثبت احوال و برای اتباع خارجه اصل گذرنامه یا کارت آمایش است.
ماده ۳۹ ـ درج تاریخ شمسی بر روی کلیه اسناد و قبوض و مکاتبات الزامی است.
ماده ۴۰ ـ در تنظیم اسناد معاملات املاک در جریان ثبت باید شماره پلاک، حدود و فواصل ملک مورد معامله و در مورد املاک ثبت شده مشخصات سند مالکیت، قید گردد.
ماده ۴۱ ـ در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستاجره باید قبوض اقساطی مدت باقیمانده، ضمیمه تقاضانامه شود.
ماده ۴۲ ـ تنظیم سند باید صرفاً در محل دفترخانه با حضور اصحاب سند انجام شود. چنانچه یکی از اصحاب سند قادر بـه حضور در محل دفترخانه نباشد، پس از ارائه گواهی پزشکی معتبر مبنی بر بیماری و عدم امکان حضور وی در دفترخانه، تنظیم سند و ثبت آن در حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل انجام می شود.
تبصره ـ اداره کل ثبت استان مکلف است برای تنظیم و ثبت اسناد زندانیان، سردفتری را تعیین نماید. سردفتر سند را با حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل، تنظیم، ثبت و بـه امضای ذی نفع و نماینده مزبور می رساند.
ماده ۴۳ ـ تنظیم و ثبت هر نوع معامله مربوط بـه اموال غیر منقول فرد دارای اختلال تام روانی و سفیه و طفل فاقد ولی قهری یا دارای ولی قهری کـه عدم امانت وی اثبات شده یا بـه هر دلیل با فرض وجود ولی برای او قیم تعیین شده باشد، در دفاتر با حضور قیم قانونی آن ها، بدون ارائه اجازه کتبی دادستان عمومی و انقلاب محل ممنوع است و اوراق قیم نامه عادی در دفترخانه ها فاقد اعتبار بوده و قابل استناد نیست.
ماده ۴۴ ـ سردفتر در مورد اقاله و فسخ معاملات باید بـه نحو زیر عمل کند:
الف ـ در صورتی کـه یکی از متعاملین متقاضی اعمال حق خیار فسخ خود باشد، سردفتر پس از رؤیت سند و احراز حق مزبور، نسبت بـه تنظیم سند فسخ اقدام و بـه امضا فسخ کننده رسانده و پس از اخذ اثر انگشت وی آن را در سامانه تایید نموده و سند فسخ را بـه اداره ثبت محل ارسال نماید.
ب ـ در صورتی کـه متعاملین بـه منظور اقاله معامله خود در دفترخانه حاضر شوند، سردفتر باید پس از تنظیم سند و ثبت اقاله در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک، مراتب را بـه امضای متعاملین رسانده و پس از ثبت اثر انگشت آن ها، در سامانه آن را تایید نموده و سند اقاله را بـه اداره ثبت محل ارسال نماید.
ماده ۴۵ ـ در تنظیم اسناد معاملات اقساطی رعایت موارد زیر الزامی است:
الف ـ قبوض رسمی بـه تعداد اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تادیه اقساط در آن ها قید شده و بـه امضای متعهد برسد.
ب ـ قبوض مزبور باید بـه دائن تسلیم و تعداد شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک درج شده و بـه امضای متعهد له برسد.
پ ـ در صورتی کـه متعهد ضامن داشته باشد، باید نام و نام خانوادگی و شماره ملی ضامن در قبوض اقساطی درج شده و بـه امضای وی برسد.
ت ـ چنانچه قبوض اقساطی و اجاره مربوط بـه اصل معاملات با حق استرداد یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور، رهنی و یا با حق استرداد بودن معامله قید شود.
تبصره ـ اصلاح 1402/03/24 - در تنظیم اسناد معاملات اقساطی و رهنی شماره حساب دائن و تعداد اقساط می تواند جایگزین قبوض شود.
ماده ۴۶ ـ درج وکالت دائن از طرف مدیون در انتقال بخشی از مال مدیون بـه خود، بـه عنوان وجه التزام، در هیچ یک از اسناد معاملات، مجاز نیست.
ماده ۴۷ ـ در تنظیم و ثبت اسناد معاملات قطعی و رهنی املاک، انتقال منافع بیش از سه سال، عقد انتفاع عمری و رقبی زائد بر سه سال، تقسیم نامه و وصیت تملیکی در مورد یک پلاک ثبتی، استعلام ثبتی، تایید سند و ارسال الکترونیکی خلاصه آن ها بـه اداره ثبت محل الزامی است و سردفتر مکلف است خلاصه معاملات و عقود مذکور را در سند مالکیت درج نماید.
ماده ۴۸ ـ اصلاح 1402/03/24 - برای تنظیم و ثبت اسناد معاملات وراث متوفی نسبت بـه ماترک، گواهینامه پرداخت مالیات بر ارث و ارائه گواهی حصر وراثت الزامی است.
ماده ۴۹ ـ در صورتی کـه یکی از وراث متوفی صغیر باشد و قبل از صدور گواهی حصر وراثت، برای دریافت درآمد و یا پرداخت دیون و یا هزینه های ضروری، اقدام فوری لازم باشد، پس از موافقت دادستان محل یا دادستان مرکز استان، تنظیم سند منوط بـه صدور گواهی وراثت نیست.
ماده ۵۰ ـ رعایت آیین نامه استملاک اتباع خارجه مصوب ۱۳۲۸ و آیین نامه چگونگی تملک اموال غیرمنقول توسط اتباع خارجی غیرمقیم در جمهوری اسلامی ایران مصوب ۱۳۷۴ در تنظیم و ثبت اسناد معاملات قطعی املاک، رهنی و اجاره برای اتباع بیگانه الزامی است.
ماده ۵۱ ـ تنظیم و ثبت اسناد معاملات غیرمنقول برای اتباع ایران کـه ترک تابعیت نموده اند و مطابق قانون حق خرید اموال غیرمنقول در ایران را ندارند، ممنوع است.
ماده ۵۲ ـ تنظیم و ثبت اسناد در مورد انتقال املاک موقوفه و تبدیل بـه احسن آن منوط بـه رعایت قانون اوقاف مصوب ۱۳۵۴ و ارائه اجازه کتبی سازمان اوقاف و امور خیریه در حدود قانون تشکیلات و اختیارات سازمان حج و اوقاف و امور خیریه مصوب ۱۳۶۳ با اصلاحات و الحاقات بعدی آن می باشد.
ماده ۵۳ ـ تنظیم و ثبت معاملات و اسناد مربوط بـه اشخاص حقوقی خصوصی، عمومی و دولتی قبل از احراز شخصیت حقوقی و اختیارات نمایندگان صاحب صلاحیت آن ها از طریق سامانه های مربوط ممنوع است و درج شناسه ملی اشخاص حقوقی و کد پستی ایشان در اسناد مذکور الزامی است.
ماده ۵۴ ـ در صورت تقاضای رونوشت مصدق اسناد ثبت شده، سردفتر مکلف است آن را صرفاً بـه صاحبان اسناد و اشخاص ذینفع مستقیم در معامله و یا قائم مقام قانونی آن ها، تسلیم نماید. چنانچه درخواست رونوشت مربوط بـه اسناد ناقص باشد، با قید و تصریح بـه نقص سند بلامانع است.
تبصره - تسلیم رونوشت بـه اشخاصی غیر از اشخاص مذکور در این ماده در صورت ارائه مجوز از مرجع ذی صلاح قضایی مجاز است.
ماده ۵۵ ـ کفیل دفترخانه ای کـه سردفتر آن فوت یا بازنشسته، یا بـه انفصال دائم محکوم گردیده یا غیبت غیر موجه نموده و یا بیش از ۱۰ روز از خاتمه ایام انفصال موقت از سردفتری وی سپری شده، لیکن بـه دلیل عدم اجرای تکلیف مذکور در ماده ۴۹ قانون، شروع بـه اشتغال مجدد نکرده است، حق تنظیم و ثبت سند جدید در آن دفترخانه را ندارد و تکمیل اسناد ناقص آن دفترخانه نیز منوط بـه کسب اجازه از ثبت محل است.
ماده ۵۶ ـ حق الثبت باید قبل از تایید نهایی سند وسیله دستگاه کارتخوان (POS) مورد تایید سازمان یا سایر روش های پرداخت الکترونیک تعبیه شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد پرداخت گردد. چنانچه قبل از امضا و تایید نهایی سند، طرفین از انجام معامله صرف نظر نمایند، حق الثبت ماخوذه با تایید سردفتر و برابر مقررات مسترد می شود. ولی در صورت ثبت و تایید نهایی سند حق الثبت مسترد نخواهد شد.
ماده ۵۷ ـ اصلاح 1402/03/24 - اخذ حق التحریر بـه میزان مبلغ مندرج در سند مجاز است و سردفتر می تواند وجه یا مالی بیش از میزان مندرج در تعرفه حق التحریر دریافت کند.
تبصره ۱ ـ مبنای محاسبه و اخذ حق التحریر اسناد معاملات قطعی غیرمنقول بر اساس مبلغی معادل ارزش معاملاتی اعلام شده از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی خواهد بود. طریقه وصول حق التحریر مطابق روش مذکور در ماده ۵۶ آیین نامه است.
تبصره ۲ ـ اصلاح 1402/03/24 - سردفتر باید پانزده درصد سهم دفتریار اول از حق التحریر اسناد تنظیمی را ماهیانه بـه حساب او واریز نماید.
تبصره 3 ـ اصلاح 1402/03/24 - تعرفه حق التحریر بـه صورت سالیانه با توجه بـه شاخص تورم اعلامی بانک مرکزی مورد بازنگری قرارگرفته و در صورت لزوم بـه تصویب رییس قوه قضاییه می رسد.
ماده ۵۸ ـ سازمان موظف است ماهانه بر اساس شاخص های نظیر میزان رضایت مندی مراجعین، گزارش های بازرسی، تعداد و نوع تخلفات انتظامی، محکومیت های کیفری و میزان اجرای مقررات و نظامات، نسبت بـه رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی اقدام و نتیجه را جهت اطلاع عموم در پرتال سازمان قرار دهد. شیوه نامه اجرای این ماده ظرف مدت ۶ ماه پس از تصویب آیین نامه تهیه و بـه تصویب رییس سازمان خواهد رسید.
مبحث دوم: حضور و مرخصی سردفتران و دفتریاران
ماده ۵۹ ـ سردفتران و دفتریاران مکلفند در وقت اداری کـه کمتر از ۴۴ ساعت در هفته نباشد، در دفترخانه حضور داشته باشند. سازمان می تواند در صورت ضرورت و افزایش حجم کار برنامه کشیک دفاتر را پیش بینی و ابلاغ کند.
ماده ۶۰ ـ سردفتر یا دفتریار بـه شرح زیر مجاز بـه استفاده از مرخصی می باشد:
الف ـ مرخصی استحقاقی:
۱ ـ میزان مرخصی سالانه یک ماه در سال و مدت مرخصی ساعتی حداکثر ۳ ساعت در روز است و نباید از ۹۶ ساعت در سال تجاوز نماید.
2 ـ تقاضای مرخصی از طریق اتوماسیون بـه اداره ثبت محل ارسال می شود و پس از تعیین دفتریار واجد شرایط سردفتری یا کفیل، در صورت موافقت مدیرکل ثبت استان یا رییس ثبت محل بـه صورت الکترونیکی بـه متقاضی ابلاغ می شود.
۳ ـ در صورتی کـه سردفتر یا دفتریار از مرخصی استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره می شود و می تواند از مجموع آن ها بـه شرط آنکه از ۴ ماه تجاوز نکند یکجا یا بـه دفعات استفاده کند.
تبصره ۱ ـ سردفتری کـه بـه عنوان عضو اصلی هیات مدیره کانون انتخاب می شود با درخواست سردفتر متقاضی و تصویب و پیشنهاد هیات مدیره کانون و موافقت رییس سازمان، در مدت عضویت، با حفظ سمت از اشتغال در دفترخانه معذور است و در این مدت دفترخانه بـه کفالت اداره می شــود. مدت معذوریت جزء سابقه اشتغال محسوب و درآمد دفترخانه پس از کسر هزینه ها بین کفیل و سردفتر معذور بالسویه تقسیم می شود. حق الزحمه سردفتر معذور بابت ایام معذوریت، با تصویب هیات مدیره کانون مربوط و پس از موافقت سازمان قابل پرداخت است.
تبصره ۲ ـ مدت زمانی کـه سردفتر یا دفتریار جهت انجام اموری کـه توسط سازمان و یا کانون بـه آن ها محول می شود و در دفتر حضور ندارد جزء ایام مرخصی آن ها محاسبه نمی گردد.
ب ـ مرخصی تحصیلی:
۱ ـ سردفتران و دفتریارانی کـه در هر یک از رشته های تحصیلی حقوق قضایی، علوم ثبتی، الهیات و معارف اسلامی با گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری در یکی از مراکز دانشگاه آزاد اسلامی و یا مؤسسات آموزش عالی و دانشگاه های داخل یا خارج کشور مورد تایید وزارت علوم و تحقیقات و فناوری و یا در سطح چهار و بالاتر در حوزه های علمیه پذیرفته می شوند، می توانند از مرخصی تحصیلی استفاده نمایند.
تبصره ۱ ـ حکم مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران پس از بررسی و تایید مدارک دال بر پذیرش آنان در مراکز مربوط، با رعایت آیین نامه صادر خواهد شد.
تبصره ۲ ـ سردفتران و دفتریارانی کـه دارای محکومیت مؤثر کیفری و محکومیت قطعی انتظامی از درجه ۳ بـه بالا موضوع ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی در پنج سال اخیر می باشند مشمول مزایای این ماده نخواهند بود.
۲ ـ اعطاء مرخصی بـه سردفتران و دفتریاران صرفاً برای یک بار و برای یک مقطع تحصیلی امکان پذیر خواهد بود و در آن مدت سردفتر و دفتریار استحقاق مرخصی سالانه را نخواهد داشت. حداکثر مدت مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران در مقطع کارشناسی ارشد دو سال و در مقطع دکتری سه سال می باشد و تمدید آن منوط بـه تایید و موافقت سازمان خواهد بود. مدت ایام مرخصی تحصیلی جزء سنوات خدمت سردفتر و دفتریار اول محاسبه نمی گردد.
تبصره ـ سازمان می تواند در صورت صلاحدید طبق مقررات با ادامه تحصیل متقاضی در یک مقطع تحصیلی بالاتر نیز موافقت نماید.
۳ ـ نظارت بر نحوه تحصیل سردفتر و دفتریار در طول مدت مرخصی از حیث اشتغال بـه تحصیل با سازمان و کانون سردفتران و دفتریاران خواهد بود و سردفتر یا دفتریار مشغول بـه تحصیل موظف است کـه در پایان هر ترم گزارشی از وضعیت تحصیلی خود را بـه سازمان و کانون ارائه نماید.
4 ـ صدور ابلاغ مرخصی تحصیلی مشروط بـه رسیدگی بـه دوران تصدی و اعلام نتیجه بازرسی امور مالی دفترخانه و ارائه گواهی تسویه حساب امور مالی و مالیاتی سردفتر و یا دفتریار خواهد بود.
۵ ـ در مدت مرخصی تحصیلی سردفتر، کفیل دفترخانه از بین دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی توسط اداره کل ثبت استان مربوط تعیین می گردد؛ و درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه ها و کسورات قانونی بین سردفتر و کفیل بالسویه تقسیم خواهد شد.
۶ ـ در صورت اتمام تحصیل، انصراف، اخراج یا قطع رابطه تحصیلی بـه هر علت و همچنین عدم گزارش بند ۳ قسمت (ب) این ماده سردفتر یا دفتریار موظف است حداکثر ظرف ده روز مراتب را بـه سازمان اعلام تا نسبت بـه لغو مرخصی و تحویل و تحول امور سردفتری یا دفتریاری و شروع بـه کار اقدام گردد. در غیر این صورت، برابر مقررات اقدام می شود.
ماده ۶۱ ـ در صورتی کـه سردفتر یا دفتریار بـه علت بیماری قادر بـه انجام وظیفه نباشد، می تواند با ارسال گواهی پزشک معالج بـه واحد ثبتی محل، مرخصی استعلاجی درخواست نماید. چنانچه مدت بیماری بیش از یک ماه بـه طول انجامد، صدور مجوز استفاده از مرخصی استعلاجی منوط بـه ارائه تاییدیه کمیسیون پزشکی موضوع ماده 86 آیین نامه خواهد بود.
تبصره ـ اصلاح 1402/03/24 ـ مدت مرخصی زایمان سردفتر و دفتریار نه ماه تمام می باشد. پرداخت حقوق آنان با استفاده از تمام مزایای متعلقه بر اساس قوانین و مقررات مرتبط است
ماده ۶۲ ـ مجوز استفاده از مرخصی استحقاقی یا استعلاجی برای خروج از کشور مشروط بـه اعلام نتیجه بازرسی از دفترخانه و ارائه گواهی تصفیه حساب است.
تبصره ـ در موارد اضطراری کـه انجام بازرسی ممکن نیست، مجوز فوق الذکر پس از تعهد کفیل بـه پرداخت بدهی های احتمالی سردفتر یا پس از اخذ تضمین کافی از سردفتر، توسط سازمان صادر می شود.
ماده ۶۳ ـ ثبت محل مکلف است در موارد مرخصی، معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سردفتر، از میان دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی، کفیل دفترخانه را تعیین نماید.
ماده ۶۴ ـ در صورت انفصال، تعلیق یا معذوریت سردفتر چنانچه دفترخانه منحصر بـه فرد و فاقد دفتریار واجد شرایط باشد، کفالت دفترخانه بـه سردفتر یکی از دفترخانه های نزدیک بـه محل دفترخانه مذکور، واگذار می گردد. در صورت عدم تعیین کفیل، بـه طور موقت دفاتر، اسناد و مدارک ثبتی دفترخانه بـه اداره ثبت محل تحویل می شود.
فصل پنجم: تخلفات سردفتران و دفتریاران و تعقیب انتظامی آن ها
مبحث اول: تخلفات و تنبیهات
ماده ۶۵ ـ تخلفات سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی و سردفتران ازدواج و طلاق و تنبیهات متناسب با آن ها بـه شرح زیر تعیین می شود:
الف ـ تخلفات زیر مستوجب توبیخ کتبی با درج در پرونده است:
۱ ـ عدم حضور در دفترخانه در ساعات مقرر بدون عذر موجه؛
۲ ـ تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر؛
۳ ـ اهمال سردفتر در نظارت بر امور دفترخانه در صورتی کـه منجر بـه نقض مقررات اداری گردد؛
۴ ـ عدم امضا و مهر نسخ پشتیبان اسناد و یا سایر خدمات ثبتی ظرف ۲۴ ساعت از تاریخ تایید نهایی؛
۵ ـ عدم رعایت ضوابط مربوط بـه نگهداری اسناد و سوابق دفترخانه؛
۶ ـ عدم نصب مشخصات و عکس سردفتر و دفتریار و کارکنان دفترخانه در معرض دید مراجعان؛
۷ ـ عدم تهیه و نصب تابلو مطابق نمونه مصوب سازمان؛
۸ ـ عدم رعایت اخلاق حرفه ای و شئونات اسلامی از جمله پوشش مناسب سردفتر و یا عدم نظارت سردفتر بر رعایت موارد مذکور توسط کارکنان دفترخانه.
ب ـ تخلفات زیر مستوجب پرداخت جریمه نقدی مطابق قانون بودجه سنواتی و تعدیل آن بر اساس مقررات قانونی است:
۱ ـ تعطیلی دفترخانه در ساعات مقرر اداری و عدم پاسخگویی بـه مراجعان؛
۲ ـ غیبت غیر موجه بـه صورت متناوب یا متوالی تا مدت سه روز؛
۳ ـ اهمال در تبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن بـه صندوق ثبت یا امتناع از پذیرش قبوض سپرده کـه مطابق مقررات موظف بـه قبول آن می باشند؛
۴ ـ امتناع از پاسخ بـه استعلام هایی کـه دفترخانه برابر مقررات مکلف بـه پاسخگویی می باشد؛
۵ ـ عدم نصب تعرفه حق الثبت و حق التحریر در محل مناسبی کـه در معرض دید مراجعان دفترخانه باشد؛
۶ ـ تمرد از قبول کفالت دفاتر دیگر بدون عذر موجه در مواردی کـه از طرف ثبت محل تکلیف شود؛
۷ ـ اهمال و تاخیر در صدور اجراییه یا صدور اجراییه بـه صورت ناقص پس از تکمیل مدارک و پرداخت حقوق مربوطه توسط متقاضی؛
۸ ـ عدم تایید نهایی اسناد توسط سردفتر؛
۹ ـ عدم اجرای تصمیم کانون سردفتران و دفتریاران در رابطه با رفع اختلاف سردفتر و دفتریار؛
۱۰ ـ خودداری از درج مراتب حضور متقاضی ثبت سند معاملات قطعی و صلح و اجاره غیرمنقول در دفتر اندیکاتور.
پ ـ تخلفات زیر مستوجب انفصال موقت از سه ماه تا شش ماه است:
۱ ـ عدم حضور در دفترخانه در ساعات مقرر بدون عذر موجه در صورت داشتن یک بار سابقه محکومیت انتظامی بـه این تخلف؛
۲ ـ تنظیم سند بر خلاف قوانین، آیین نامه ها، بخشنامه ها و دستورالعمل های مربوط کـه موضوع دیگر تخلفات نباشد؛
۳ ـ اهمال سردفتر در نظارت بر امور دفترخانه در صورتی کـه منجر بـه نقض مقررات اداری گردد و دارای یک بار سابقه محکومیت انتظامی بـه این تخلف باشد؛
۴ ـ امتناع از پیشنهاد دفتریار واجد شرایط ظرف دو ماه از تاریخ تاسیس و یا از تاریخ اخطار اداره ثبت مبنی بر بلاتصدی شدن سمت دفتریاری بدون عذر موجه؛
۵ ـ رفتار خارج از نزاکت و مغایر شئون شغل سردفتری و دفتریاری با مامورین رسمی دارای مجوز کتبی و مراجعان؛
۶ ـ امتناع از انجام وظایف قانونی مورد درخواست مراجعان بدون عذرموجه در حدود ماده ۳۰ قانون و اعلام کتبی؛
۷ ـ واگذاری امور دفترخانه و مهر بـه اشخاص غیرمسئول و سپردن رمزنگار (توکن) و مهر بـه اشخاص غیرمسئول بدون حضور سردفتر برای ارائه خدمات؛
۸ ـ امتناع از ارائه نسخه ای از اسناد تنظیمی، مدارک تنظیم سند و رونوشت بـه اشخاصی کـه برابر مقررات حق دریافت دارند و یا تسلیم آن ها بـه اشخاصی کـه حق دریافت ندارند؛
۹ ـ عدم پرداخت ده درصد سهم کانون و پانزده درصد سهم دفتریار از حق التحریر ظرف مهلت مقرر؛
۱۰ ـ صدور گواهی امضا اوراقی کـه مفاد آن تعهد مالی تلقی شود؛
۱۱ ـ ثبت واقعه ازدواج و طلاق و خدمات فرعی خارج از محل دفترخانه؛
۱۲ ـ عدم درج مراتب ثبت وقایع ازدواج و طلاق در شناسنامه زوجین؛
۱۳ ـ ثبت طلاق رجعی بدون تنظیم صورت جلسه؛
۱۴ ـ اهمال در حفظ و نگهداری دفاتر، اسناد و سوابق الکترونیکی و مهرها و رمزنگار (توکن)؛
۱۵ ـ ایجاد اختلال و رفتار توهین آمیز هر یک از اعضاء در جلسات هیات مدیره کانون؛
۱۶ ـ برگزاری یا شرکت سردفتر ازدواج در مراسم مغایر شعائر و موازین اسلامی؛
۱۷ ـ هرگونه فعالیت غیرمجاز در فضای مجازی و رسانه های گروهی از قبیل تولید و انتشار اخبار واهی و بی اساس؛
۱۸ ـ تغییر محل استقرار دفترخانه بدون موافقت اداره ثبت محل؛
۱۹ ـ اخلال در تشکیل جلسات کانون سردفتران و دفتریاران؛
۲۰ ـ عدم شرکت در دوره های آموزشی کـه توسط سازمان یا کانون برگزار می شود، بدون عذر موجه؛
ت - تخلفات زیر مستوجب انفصال موقت از شش ماه تا دو سال است:
۱ ـ حضور و دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه؛
۲ ـ ممانعت از انجام بازرسی قانونی؛
۳ ـ عدم اسکن دفاتر در مهلت تعیین شده در تبصره ماده ۳۵ آیین نامه؛
۴ ـ عدم ممانعت کفیل دفترخانه از حضور و دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر یا دفتریار منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور بـه اداره ثبت محل؛
۵ ـ اخذ حق التحریر مازاد بر تعرفه قانونی چنانچه مبلغ اضافه دریافتی تا دو برابر مبلغ مقرر باشد؛
۶ ـ عدم پرداخت ده درصد سهم کانون و پانزده درصد سهم دفتریار از حق التحریر در ظرف مهلت مقرر، برای بار دوم؛
۷ ـ قصوری کـه منتهی بـه ثبت سند معارض گردد؛
۸ ـ خودداری از تحویل مدارک و اسناد دفترخانه در موارد تعلیق و انفصال موقت، بـه کفیل یا ثبت محل؛
۹ ـ غیبت غیر موجه بیش از یک ماه؛
۱۰ ـ تغییر محل دفترخانه بـه شهر یا محلی غیر از آنچه در ابلاغ سردفتر تعیین شده است؛
۱۱ ـ تنظیم سند بر خلاف قوانین، آیین نامه ها، بخشنامه ها و دستورالعمل های مربوط در صورت داشتن یک بار سابقه محکومیت انتظامی بـه این تخلف؛
۱۲ ـ اخلال در انتخابات کانون سردفتران و دفتریاران؛
۱۳ ـ تقلب در رای گیری و شمارش آراء؛
۱۴ ـ تهدید، تطمیع یا اغواء افراد برای رای دادن بـه شخص یا اشخاص خاصی از داوطلبان عضویت در کانون سردفتران و دفتریاران؛
۱۵ ـ قبول و دریافت حقوق مالی زوجین کـه باید بـه اجرای احکام دادگستری و یا صندوق ثبت تودیع گردد؛
۱۶ ـ ثبت رجوع بـه مابذل و رجوع بـه زوجیت خارج از موعد مقرر شرعی و قانونی؛
۱۷ ـ هرگونه فعالیت تبلیغی برای ثبت وقایع ازدواج و طلاق بـه نحو غیرمتعارف؛
۱۸ ـ ثبت طلاق بدون تادیه حقوق مالی زوجه بـه نحو مقرر در حکم قطعی دادگاه؛
۱۹ ـ اجرای صیغه ازدواج و طلاق بدون رعایت موازین شرعی؛
ث ـ تخلفات زیر مستوجب انفصال دائم است:
۱ ـ عدم ممانعت کفیل دفترخانه از حضور یا دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر یا دفتریار منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور بـه اداره ثبت محل در صورتی کـه دارای یک بار سابقه محکومیت انتظامی بـه این تخلف باشد؛
۲ ـ تقصیری کـه منتهی بـه ثبت سند معارض گردد؛
۳ ـ اخذ حق التحریر مازاد بر تعرفه قانونی چنانچه مبلغ اضافه دریافتی بیش از دو برابر مبلغ مقرر باشد؛ و همچنین در صورت داشتن سابقه محکومیت انتظامی بـه لحاظ ارتکاب این تخلف؛
۴ ـ اشتغال بـه شغل منافی سردفتری و دفتریاری؛
۵ ـ ثبت نکاح زوجه کـه در قید زوجیت دیگری و یا در عده طلاق یا عده وفات قرار دارد؛
۶ ـ ثبت ازدواج افراد کمتر از سن قانونی بدون حکم دادگاه؛
۷ـ ثبت ازدواج بدون رضایت ولی زوجه در موارد لزوم اذن؛
۸ ـ ثبت ازدواج مرد متاهل بدون حکم دادگاه؛
۹ ـ ثبت طلاق بدون اخذ گواهی عدم بارداری در موارد مقرر در قانون؛
۱۰ ـ ثبت ازدواج تبعه بیگانه با ایرانی بدون رعایت مقررات؛
۱۱ ـ ثبت هر یک از موجبات انحلال نکاح یا اعلام بطلان نکاح یا طلاق بدون حکم دادگاه یا گواهی عدم امکان سازش؛
۱۲ ـ ثبت ازدواج بدون اخذ آزمایش های پزشکی لازم برابر قوانین و مقررات.
مبحث دوم: آیین دادرسی
ماده ۶۶ ـ مراجع قضایی در اجرای ماده ۱۳ قانون مکلفند بـه محض اینکه در پرونده ای علیه سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران کیفرخواست یا حکم قطعی و غیرقطعی صادر می گردد، یک نسخه از آن را بـه صورت الکترونیک بـه سازمان ارسال نمایند.
ماده ۶۷ ـ رسیدگی مقدماتی بـه شکایت اشخاص از سردفتران اسناد رسمی، ازدواج و طلاق و دفتریاران با بررسی موضوع در محل دفترخانه و تنظیم صورت مجلس بازرسی توسط بازرسان سازمان ثبت، کانون و یا هیات های مخصوص از سوی قوه قضاییه یا نمایندگان وزارت امور اقتصادی و دارایی برای امور مالیاتی، آغاز می شود. بازرس موظف است گزارش ماموریت خود را بـه انضمام صورت مجلس تنظیمی کـه در برگیرنده پاسخ سردفتر یا دفتریار بـه همراه اظهارنظر خود است، بـه مرجع اعزام کننده تحویل دهد. مرجع اعزام کننده موظف است صورت مجلس مذکور را بـه اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تحویل دهد.
ماده ۶۸ ـ مدیرکل ثبت استان در صورت تشخیص وقوع تخلف، مراتب را با استناد بـه مقررات بـه دادستان یا جانشین او اعلام می کند. دادستان یا جانشین او پس از بررسی پرونده بـه شرح ذیل اقدام می نماید:
الف ـ در صورت تخلف نبودن رفتار ارتکابی یا فقد دلیل یا شمول مرور زمان حسب مورد نسبت بـه قرار منع یا موقوفی تعقیب اقدام می نماید.
ب ـ در صورتی کـه پرونده را ناقص تشخیص دهد شخصاً یا از طریق مدیرکل ثبت استان نسبت بـه رفع نقص اقدام می نماید. در غیر این صورت، پرونده را با صدور کیفرخواست بـه دادگاه ارسال خواهد کرد.
ماده ۶۹ ـ در متن کیفرخواست علاوه بر ذکر مشخصات کامل سردفتر و یا دفتریار، باید بـه نوع، دلایل و مدارک مبتنی بر تخلف و سوابق کیفری و انتظامی آن ها، تشریحاً اشاره گردد.
ماده ۷۰ ـ ابلاغ کیفرخواست و دادنامه و دیگر اخطاریه ها بـه صورت الکترونیکی انجام می شود.
ماده ۷۱ ـ مدت پاسخ سردفتر و دفتریار بـه کیفرخواست ده روز از تاریخ ابلاغ می باشد و با درخواست متقاضی و موافقت مدیرکل ثبت استان برای ده روز قابل تمدید است. سردفتر یا دفتریار می تواند در پاسخ بـه کیفرخواست کلیه دلایل و اسنادی را کـه حاکی از برائت خود می داند همراه با لایحه دفاعیه بـه صورت الکترونیکی بـه دادگاهارسال نماید و چنانچه درخواست حضور در جلسه رسیدگی داشته باشد، در لایحه قید نماید. در این صورت بـه تشخیص دادگاه از متقاضی برای شرکت در جلسه دادگاه دعوت بـه عمل می آید. عدم حضور متقاضی مانع رسیدگی نخواهد بود.
ماده ۷۲ ـ هرگاه در حین بررسی تخلف در اداره کل ثبت استان، یا رسیدگی در دادسرا یا دادگاه، رفتار ارتکابی، جرم تشخیص داده شود، ضمن رسیدگی بـه تخلف انتظامی مراتب با تصریح بـه دلایل و مستندات قانونی جرم بـه مرجع صالح قضایی اعلام می شود.
ماده ۷۳ ـ ابلاغ رای بدوی و تجدید نظر خواهی از آن بـه شرح زیر انجام می گیرد:
الف ـ رای دادگاه انتظامی بـه فردی کـه تخلف انتظامی بـه او منتسب شده است و دادستان یا جانشین وی در استان بـه صورت الکترونیک ابلاغ می شود.
ب ـ مجازات های انتظامی درجه ۱ و ۲ قطعی و از درجه ۳ بـه بالا ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ حکم قابل تجدیدنظر است.
پ ـ درخواست تجدید نظر خواهی باید بـه دادگاه بدوی انتظامی ارسال شود، دادگاه بدوی پرونده را بـه انضمام درخواست مزبور با تصریح بـه رعایت مهلت تجدید نظر خواهی بـه دادگاه تجدیدنظر انتظامی ارسال می دارد.
تبصره ـ دادستان یا جانشین او مجاز بـه تجدید نظر خواهی نسبت بـه کلیه آراء صادره بر محکومیت یا برائت متهم، ظرف مدت ده روز از تاریخ ابلاغ خواهد بود.
ماده ۷۴ ـ موارد امتناع یا رد اعضای دادگاه های انتظامی و تجدیدنظر و دادستان و دادیاران و اعضای علی البدل، همان مواردی است کـه در ماده 91 قانون آیین دادرسی دادگاه های عمومی و انقلاب در امور مدنی ذکر شده است.
تبصره ۱ ـ صرف اعلام گزارش تخلف و ارجاع آن جهت رسیدگی انتظامی مانع از شرکت در دادگاه بـه عنوان عضو انتظامی نیست.
تبصره ۲ ـ سازمان مکلف است هر ماه پاداش مناسبی با توجه بـه تعداد جلسات دادگاه ها و پرونده های رسیدگی شده بـه اعضای دادگاه ها بپردازد.
فصل ششم: مقررات مربوط بـه بیمه و بازنشستگی سردفتران و دفتریاران
مبحث اول: مقررات مربوط بـه بیمه
ماده ۷۵ ـ سردفتران مکلفند بـه شرح بند 1 ماده واحده قانون توزیع حق التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده 54 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۷۳ ده درصد از حق التحریر دریافتی هر ماه را بـه عنوان حق بیمه درمان و بازنشستگی بـه صورت الکترونیکی بـه حساب خاصی کـه بدین منظور با نظارت سازمان و بـه نام کانون مرکز افتتاح شده است، واریز کنند.
ماده ۷۶ ـ کانون مرکز مکلف است از محل حساب بیمه، کلیه سردفتران و دفتریاران و افراد تحت تکفل آنان را بیمه نماید و برای تامین بیمه درمانی مذکور بـه طرق مقتضی از جمله انعقاد قرارداد با سازمان ها و شرکت های بیمه و یا مراکز درمانی مجاز و پزشکان در سراسر کشور اقدام کند. کانون مرکز می تواند انجام بخشی از امور اداری اجرای این ماده را بـه کانون استان ها، تفویض نماید.
تبصره ۱ ـ منظور از بیمه، پوشش الزامی است کـه بر مبنای قانون و آیین نامه، سردفتران و دفتریاران شاغل، بازنشسته و ازکارافتاده و افراد خانواده آن ها و همچنین وراث تحت تکفل حین الفوت سردفتر یا دفتریار متوفی را از حیث پرداخت هزینه های درمانی، حقوق بازنشستگی، مستمری ازکارافتادگی، بیکاری و حقوق وظیفه مورد حمایت و پشتیبانی قرار می دهد.
تبصره ۲ ـ منظور از حساب بیمه، حسابی است کـه کلیه وجوه حاصل از ماده 165 قانون مالیات های مستقیم مصوب ۱۳۴۵ با اصلاحیه بعدی و ماده واحده قانون تامین اعتبار جهت اجرای مواد 10، 11، 57 و 68 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۶۷ و بند 1 ماده واحده قانون توزیع حق التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده 54 قانون دفاتر اسناد رسمی، واریز شده یا می شود و کانون سردفتران و دفتریاران تهران در یکی از بانک های دارای مجوز از بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران مبادرت بـه افتتاح آن می نماید.
ماده ۷۷ ـ کانون مرکز مکلف است حداکثر تا پایان دی ماه هر سال، تعرفه حق بیمه بازنشستگی، درمان و امور رفاهی، هزینه های اداری، پرسنلی، تجهیزات، تعمیر، نگهداری، ایجاد و تکمیل ساختمان و دیگر مصارف سرمایه ای کلیه کانون ها را برای سال بعد تنظیم و جهت تصویب بـه سازمان ارسال و پس از تایید رییس سازمان اجرا نماید.
تبصره ـ رییس سازمان حداکثر تا پایان اسفندماه هر سال، بودجه تصویبی سال بعد را جهت اجرا بـه کانون ابلاغ می نماید.
ماده ۷۸ ـ رییس سازمان شخص خبره و امینی را برای اداره محاسبات دریافت و پرداخت وجوه بیمه بازنشستگی و نظارت مستمر بر عملیات حساب بیمه، بـه عنوان مدیر داخلی برای مدت دو سال منصوب می کند تا تحت نظر هیات مدیره کانون مرکز انجام وظیفه نماید. عزل وی در طول دوره مذکور و انتخاب مجدد برای یک دوره دو ساله دیگر بلامانع است. مدیر داخلی مکلف است گزارش سالانه عملیات را کـه بـه تایید یک مؤسسه حسابرسی رسمی رسیده باشد، حداکثر تا پایان تیرماه سال بعد بـه رییس سازمان تسلیم نماید. حق الزحمه مدیر داخلی توسط هیات مدیره کانون مرکز تعیین و پرداخت می شود.
ماده ۷۹ ـ سردفتر یا دفتریار می تواند افراد تحت تکفل خود را جهت استفاده از خدمات بیمه درمان بـه کانون مرکز معرفی نماید و کانون مرکز مکلف است طبق مقررات امکان استفاده آن ها از خدمات بیمه ای را فراهم کند. افراد تحت تکفل سردفتر یا دفتریار عبارتند از:
الف ـ زوجه دائم سردفتر یا دفتریار؛
ب ـ زوج دائمی سردفتر یا دفتریار مشروط بـه اینکه معاش او توسط سردفتر یا دفتریار تامین شود و سن وی بالاتر از ۶۰ سال شمسی باشد یا طبق نظر کمیسیون موضوع ماده 86 آیین نامه، ازکارافتاده شناخته شود؛
پ ـ فرزند ذکور سردفتر یا دفتریار در صورت عدم اشتغال بـه کار تا بیست سال تمام شمسی و در صورت تحصیل در یکی از مراکز آموزش عالی داخل یا خارج کشور مورد تایید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری تا سن بیست و پنج سالگی.
تبصره ـ در صورتی کـه کمیسیون موضوع ماده 86 آیین نامه فرزند ذکور سردفتر یا دفتریار را بـه علت نقص عضو یا بیماری ازکارافتاده تشخیص دهد، شرط سنی موضوع این بند اعمال نمی شود.
ت ـ فرزند اناث سردفتر یا دفتریار در صورت نداشتن شغل یا شوهر؛
ث ـ هریک از پدر و مادر سردفتر یا دفتریار کـه شاغل نبوده و حقوق بازنشستگی یا مستمری یا وظیفه دیگری دریافت نمی کند، مشروط بـه اینکه پدر بیش از شصت سال و مادر بیش از پنجاه و پنج سال سن داشته یا طبق نظر کمیسیون موضوع ماده 86 آیین نامه ازکارافتاده شناخته شود و سردفتر یا دفتریار هر یک از آنان را کتباً بـه کانون معرفی کرده باشد؛
ج ـ نوادگان تحت کفالت قانونی سردفتر و دفتریار با لحاظ بندهای (پ) و (ت) این ماده.
مبحث دوم: مقررات مربوط بـه بازنشستگی
ماده ۸۰ ـ سردفتر و یا دفتریار مکلف است حداقل شش ماه قبل از فرارسیدن موعد بازنشستگی الزامی، مراتب را کتباً جهت انجام مقدمات لازم بـه سازمان و کانون مرکز اعلام نماید.
تبصره ـ سازمان جهت اعلام بدهی های مسلم ناشی از شغل سردفتران و دفتریاران، مراتب را بـه سازمان امور مالیاتی کشور و اداره کل ثبت محل ابلاغ می نماید.
ماده ۸۱ ـ سازمان ظرف مدت یک ماه پس از ابلاغ حکم بازنشستگی یا ازکارافتادگی سردفتر یا دفتریار یا خاتمه خدمت آن ها بـه علت استعفا یا صدور حکم قطعی بـه انفصال دائم یا سلب صلاحیت، مراتب را بـه کانون مرکز اعلام می نماید.
تبصره ـ کانون مرکز مکلف است با توجه بـه مدت اشتغال اعلام شده از طرف سازمان نسبت بـه برقراری حقوق بازنشستگی یا مستمری سردفتر یا دفتریار اقدام نماید.
ماده ۸۲ ـ سردفتر یا دفتریاری کـه بـه سن قانونی بازنشستگی می رسد الزاماً بازنشسته می شود و تحت تعقیب کیفری، انتظامی و یا تحمل مجازات یا در حال تعلیق و یا انفصال موقت بودن سردفتر و دفتریار نیز مانع صدور حکم بازنشستگی نیست.
ماده ۸۳ ـ پس از ابلاغ حکم بازنشستگی، ازکارافتادگی یا خاتمه خدمت بـه علت استعفای سردفتر یا دفتریار، حسب مورد مستحق دریافت حقوق بازنشستگی، مستمری و سایر امتیازات مندرج در آیین نامه می شود.
تبصره ـ برقراری حقوق بازنشستگی، مستمری و وظیفه سردفتر یا دفتریار منوط بـه پرداخت کامل ده درصد موضوع ماده 75 آیین نامه و سایر بدهی های وی بـه کانون مرکز است.
ماده ۸۴ ـ در مواردی کـه سردفتر یا دفتریار مستعفی شود، در صورت داشتن حداقل پانزده سال تمام سابقه اشتغال و پرداخت حق بیمه موضوع ماده 75 آیین نامه، پس از رسیدن بـه سن ۶۰ سال تمام می تواند از بیمه ی درمانی و نیز دریافت مستمری بـه نسبت سنوات مدت اشتغال، برخوردار شود.
تبصره 1 ـ اصلاح شماره بـه یک، 1402/03/24 - سردفتران و دفتریاران مستعفی با سابقه اشتغال کمتر از پانزده سال تمام یا منفصل دائم از خدمت یا سلب صلاحیت شده، بازخرید می شوند و صرفاً بیست و پنج درصد از ده درصد موضوع ماده ۷۵ آیین نامه پرداختی دفترخانه ای کـه در آن اصیل بوده اند، بـه هر یک از آنان پرداخت شده و هرگونه رابطه ی آنان با کانون قطع می گردد.
تبصره 2 ـ الحاق 1402/03/24 - مدت نظام وظیفه، با ارائه مدرک معتبر مشروط بـه واریز مابه التفاوت حق بیمه و بازنشستگی دو سال آخر خدمت بـه صندوق کانون بـه عنوان سنوات بازنشستگی محاسبه می گردد.
ماده ۸۵ ـ سردفتران یا دفتریارانی کـه علاوه بر بیست و پنج سال سابقه ی اشتغال در مشاغل سردفتری یا دفتریاری سابقه ی پرداخت حق بیمه و بازنشستگی بـه سایر صندوق های بازنشستگی را دارند و با احتساب آن سابقه، مدت اشتغال آن ها بـه سی سال تمام می رسد؛ در اجرای ماده 10 قانون می توانند بازنشسته شوند، لیکن حقوق بازنشستگی ایشان بـه نسبت سنوات پرداخت حق بیمه و بازنشستگی بـه صندوق کانون محاسبه و پرداخت می شود.
تبصره ۱ ـ حق بیمه و بازنشستگی پرداختی بـه صندوق یا صندوق های بازنشستگی دیگر قابل انتقال بـه صندوق کانون نیست.
تبصره ۲ ـ کلیه سردفتران و دفتریاران مشمول استفاده از مزایای مقرر در قانون جامع خدمات رسانی بـه ایثارگران می باشند.
ماده ۸۶ ـ در صورتی کـه توسط کمیسیون متشکل از نمایندگان سازمان، کانون مرکز و سازمان پزشکی قانونی، ازکارافتادگی دائم سردفتر یا دفتریار احراز شود تا کمتر از ده سال معادل ده سال و بیش از ده سال بـه نسبت سنوات مشمول دریافت مستمری می شوند.
ماده ۸۷ ـ حقوق بازنشستگی سردفتران و دفتریارانی کـه برابر قانون و آیین نامه بازنشسته می شوند، بـه نسبت سنوات اشتغال و حداکثر سی سال، محاسبه و پرداخت می شود.
تبصره ۱ ـ مبنای حقوق بازنشستگی، همه ساله با لحاظ مقتضیات، از جمله موجودی حساب بیمه و هزینه های زندگی، نرخ تورم اعلام شده توسط بانک مرکزی و میزان افزایش حقوق بازنشستگان سایر صندوق ها بنا بـه پیشنهاد کانون و تصویب رییس سازمان تعیین می شود.
تبصره 2 ـ حقوق بازنشستگی دفتریاران، معادل هشتاد درصد حقوق سردفتران مطابق آیین نامه تعیین می شود.
تبصره ۳ ـ در صورت فوت سردفتر یا دفتریار شاغلی کـه کمتر از ده سال سابقه اشتغال دارد، افراد تحت تکفل وی بـه نسبت سنوات ده ساله، از حق دریافت مستمری و استفاده از سی درصد سهم بیمه درمانی و هزینه های درمانی برخوردار می شوند؛ و چنانچه بیش از ده سال سابقه اشتغال داشته باشد، افراد تحت تکفل نسبت بـه سنوات اشتغال مشمول دریافت مستمری و استفاده از بیمه خدمات درمانی خواهند بود.
ماده ۸۸ ـ از تاریخ تصویب آیین نامه، در صورت فوت سردفتر یا دفتریار شاغل یا بازنشسته حقوق مستمری برابر مقررات، بـه تساوی بـه افراد تحت تکفل وی پرداخت می شود. در صورت استخدام یا اشتغال بـه کار هر یک از افراد مستحق دریافت حقوق مستمری (به استثنای زوجه متوفی)، در یکی از دستگاه ها، سازمان ها و نهادهای دولتی و عمومی و مؤسسات خصوصی، مستمری وی قطع می شود.
تبصره ۱ ـ زوجه دائم سردفتر یا دفتریار متوفی چنانچه شاغل یا بازنشسته یا ازکارافتاده کانون یا مراجع دیگر باشد، مشمول دریافت مستمری موضوع این ماده می شود و ازدواج وی مانع دریافت مستمری نیست و در صورت فوت شوهر بعدی و استحقاق دریافت مستمری از حقوق وی، بیشترین مستمری ملاک عمل قرار می گیرد. فرزندان اناث در صورت نداشتن شغل یا شوهر و فرزندان ذکور تا سن بیست سالگی و بعد از آن منحصراً در صورتی کـه معلول از کارافتاده نیازمند باشند یا اشتغال بـه تحصیلات دانشگاهی داشته باشند، حسب مورد از کمک هزینه اولاد، بیمه و مستمری بازماندگان یا حقوق وظیفه والدین خود برخوردار می گردند.
تبصره ۲ ـ در صورت قطع مستمری هر یک از افراد مستحق دریافت مستمری موضوع این ماده، سهم وی بالسویه بین دیگر مستمری بگیران از حقوق متوفی یا بـه سهم فرد منحصر اضافه می شود.
تبصره 3 ـ الحاق 1402/03/24 - در هر مورد در مواد آیین نامه کـه بـه افراد تحت تکفل تصریح شده است، ملاک مصادیق افراد مذکور در ماده ۷۹ آیین نامه می باشد.
ماده 89 ـ سردفتران و دفتریاران اول با آخرین سمتی کـه شاغل باشند مطابق مقررات آیین نامه بازنشسته خواهند شد، لیکن چنانچه سردفتر سابقه دفتریاری داشته باشد در صورتی از مزایای سردفتر بازنشسته بهره مند می شود کـه حداقل ۵ سال در سمت سردفتری اشتغال داشته باشد. در هر حال، سابقه خدمت دفتریاری اول سردفتر، بـه عنوان سنوات خدمت وی محاسبه می گردد.
ماده ۹۰ ـ توقیف و برداشت از حقوق بازنشستگی سردفتر و دفتریار و مستمری بگیران مطابق مقررات و عمومات قانونی است.
تبصره ـ در صورت کشف بدهی سردفتر یا دفتریار بـه کانون، تهاتر آن در هر مرحله از اختیارات کانون است.
ماده ۹۱ ـ کانون موظف است هرگاه بـه سبب فوت، انفصال، استعفا یا تعلیق سردفتر یا علل مشابه دفترخانه تعطیل و دفتریار شاغل بیکار شود و کفالت دفترخانه دیگری را بر عهده نداشته باشد، حداکثر تا دو سال ماهانه مبلغی بـه عنوان کمک هزینه معاش، بـه شرح زیر از محل حساب بیمه بـه وی پرداخت کند:
الف ـ بـه دفتریاری کـه سابقه اشتغال وی تا پنج سال تمام است، ماهانه یک پنجم حقوق کامل بازنشستگی دفتریار؛
ب ـ بـه دفتریاری کـه سابقه اشتغال وی بیش از پنج سال تمام تا ده سال تمام باشد، ماهانه یک سوم حقوق بازنشستگی دفتریار؛
پ ـ بـه دفتریاری کـه سابقه اشتغال وی بیش از ده سال و تا پانزده سال تمام باشد، ماهانه یک دوم حقوق بازنشستگی دفتریار؛
ت ـ بـه دفتریاری کـه سابقه اشتغال وی بیش از پانزده سال تمام باشد، ماهانه کمک هزینه معادل حقوق بازنشستگی بـه نسبت مدت اشتغال دفتریار.
تبصره ـ دفتریاران مشمول این ماده در صورتی از کمک هزینه مذکور برخوردار می گردند کـه حداکثر ظرف دو ماه از تاریخ آغاز بیکاری، تقاضای خود را بـه کانون تسلیم کنند.
ماده ۹۲ ـ از تاریخ تصویب آیین نامه، آیین نامه ها و مقررات مغایر با آن بـه شرح زیر نسخ می شوند:
الف ـ آیین نامه های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴ ـ ۱۷ ـ ۱۹ ـ ۲۰ ـ ۲۴ ـ ۲۸ ـ ۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354/10/17 وزیر دادگستری با اصلاحیه های بعدی؛
ب ـ نظام نامه (آیین نامه) دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴ اردیبهشت ۱۳۱۷ وزارت عدلیه با اصلاحیه های بعدی؛
پ ـ آیین نامه بیمه و بازنشستگی سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی مصوب ۱۲ آبان ۱۳۸۱ رییس قوه قضاییه با اصلاحیه های بعدی؛
ت ـ آیین نامه مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران اول مصوب 1384/09/24 رییس قوه قضاییه؛
ث ـ آیین نامه اصلاحی ماده ۶۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1379/02/27 رییس قوه قضاییه.
ماده ۹۳ ـ این آیین نامه مشتمل بر ۹۳ ماده و ۶۵ تبصره در تاریخ 1399/12/28 بـه تصویب رییس قوه قضاییه رسید.
رییس قوه قضاییه ـ سید ابراهیم رییسی