آیین نامه نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات مصوب 1385/09/01

آیین نامه نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات مستند به بند (د) ماده 23 قانون برگزاری مناقصات 1385 مصوب 1385/09/01

شناسنامه آیین نامه نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات:

شماره روزنامه رسمی: 17991

تاریخ روزنامه رسمی: 1385/09/11

مرجع تصویب: هیات وزیران

تاریخ تصویب: 1385/09/01

بیشتر بخوانید:

مجموعه مقررات مرتبط با آیین نامه نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات (مقررات برگزاری مناقصات)

معاملات دولتی در نظریات مشورتی

موضوعات قوه مجریه در آراء وحدت رویه قضایی

معاملات دولتی در آراء دیوان عدالت اداری

مقررات مرجع:

ماده 23 قانون برگزاری مناقصات مصوب ۱۳۸۳ ـ مستندسازی‌ و اطلاع‌ رسانی ‌... د ـ حداکثر شش‌ ماه‌ پس‌ از تصویب‌ این‌ قانون‌، آیین‌ نامه‌ اجرایی نظام‌ مستند سازی ‌و اطلاع‌ رسانی‌ مناقصات‌ از سوی‌ سازمان‌ مدیریت و برنامه‌ ریزی‌ کشور با همکاری‌ وزارت ‌امور اقتصادی‌ و دارایی تهیه‌ و به‌ تصویب‌ هیات‌ وزیران‌ خواهد رسید.

متن آیین نامه نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات:

هیات وزیران در جلسه مورخ 1385/09/01 بنا بـه پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و وزارت امور اقتصادی و دارایی و بـه استناد بند (د) ماده 23 قانون برگزاری مناقصات مصوب ۱۳۸۳، آیین نامه اجرایی نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات را بـه شرح ذیل تصویب نمود:

فصل اول ـ کلیات

ماده 1 ـ هدف و کاربرد

الف ـ هدف: در اجرای بند (د) ماده 23 قانون برگزاری مناقصات کـه در این آیین نامه بـه اختصار (قانون) نامیده می شود. ضوابط، موازین و معیارهای نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات بـه منظور تحقق موارد زیر تعیین می شوند:

۱ ـ شفاف سازی و اطلاع رسانی بـه هنگام مناقصات.

۲ ـ رقابت آزاد و رعایت اصل برابری حقوق مناقصه گران.

۳ ـ ایفای بهنگام و کامل تعهدهای طرف های مناقصه (مناقصه گزاران و مناقصه گران).

۴ ـ تسریع در مراحل برگزاری مناقصه.

ب ـ کاربرد: تمام دستگاه های مناقصه گزار موضوع بند ب ماده 1 قانون، باید مقررات نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات را در کلیه معاملات بزرگ اعم از مناقصه و ترک مناقصه رعایت کنند. این نظام مشتمل است بر:

۱ ـ اصول، روش ها، مقررات و استانداردهای مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات.

۲ ـ نقش ها، تصمیم ها و اقدام های انجام شده در فرایند برگزاری مناقصه.

۳ ـ مفاد اسناد مربوط بـه برگزاری مناقصه از مرحله تامین منابع مالی تا انعقاد قرارداد و نحوه اطلاع رسانی آن ها.

ماده ۲ ـ تعاریف

الف ـ در این تصویب نامه واژه ها و عبارت های زیر بـه جای واژه ها و عبارت های مشروح مربوط بـه کار می روند:

1 ـ قانون: قانون برگزاری مناقصات.

2 ـ سازمان: سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور

3 ـ مستند سازی: فرایندی کـه در آن اسناد مناقصه، صورت جلسات و اطلاعات مربوط بـه تصمیم ها و اقدام های انجام شده در مراحل مناقصه، ثبت و نگهداری می شوند.

4 ـ اطلاع رسانی: فرایندی کـه در آن اطلاعات مقرر در بند (الف) ماده 23 قانون در اختیار عموم قرار داده می شود.

5 ـ خلاصه اسناد: اطلاعاتی کـه بـه منظور آگاهی مناقصه گران از موضوع مناقصه، طبق ماده 4 این آیین نامه ثبت و منتشر می شود.

6 ـ نظام اطلاع رسانی: سامانه هایی کـه بـه منظور اطلاع رسانی مناقصات از سوی سازمان ایجاد می شود.

7 ـ نظام مستند سازی: سامانه هایی کـه بـه منظور مستندسازی مناقصات از سوی سازمان ایجاد می شود.

8 ـ دستگاه مرکزی: واحد مرکزی دستگاه های موضوع بند (ب) ماده 1 قانون کـه طبق مقررات وظیفه راهبری واحدهای تابعه را بر عهده دارند.

9 ـ بانک اطلاعات مناقصات: سامانه هایی کـه مستندهای الکترونیکی مناقصات در آن نگهداری می شود.

10 ـ پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات: سامانه هایی (موضوع بند (ت) ماده 30 این آیین نامه) کـه بـه واسطه آن، دسترسی بـه مستندهای الکترونیکی تمام مناقصات ممکن می شود.

11 ـ نشانی: محلی حقیقی یا اعتباری کـه برای دریافت و تحویل مراسلات و مکاتبات تعیین می شود.

12 ـ فراخوان مناقصه: سندی کـه بـه صورت آگهی یا دعوتنامه، با رعایت ماده (13) قانون، بـه اطلاع مناقصه گران رسانده می شود.

13 ـ آگهی ارزیابی: فراخوان برای ارزیابی کیفی مناقصه گران کـه در روزنامه های کثیرالانتشار منتشر می شود.

14 ـ آگهی مناقصه: فراخوان عمومی کـه با رعایت بندهای (ب) و (ج) ماده (13) قانون، بـه منظور توزیع اسناد مناقصه آگهی می شود.

15 ـ دعوت نامه: فراخوانی کـه از طریق پست سفارشی، تلکس، پست الکترونیک یا نظایر آن، با رعایت ماده 22 قانون، بـه نشانی مناقصه گران ارسال می شود.

16 ـ استعلام: کاربرگ یا کاربرگ هایی است کـه بـه طور یکسان بـه مناقصه گران ارسال و اطلاعات مورد نیاز از آن ها دریافت می شود.

17 ـ ارکان برگزاری مناقصه: عبارتند از مناقصه گزار (موضوع بند (ب) ماده 2 قانون)، کمیسیون مناقصه (موضوع ماده 5 قانون)، کمیته فنی ـ بازرگانی (موضوع بند (د) ماده 2 قانون)، هیات ترک مناقصه (موضوع ماده 28 قانون) و هیات رسیدگی بـه شکایات (موضوع ماده 7 قانون).

18 ـ بایگانی اسناد مناقصه: فرایندی کـه در آن همه اسناد مناقصه بـه صورت مکتوب و بـه نحوی مطمئن در دستگاه مناقصه گزار ثبت و نگهداری می شود.

19 ـ ثبت: فرایندی کـه در هنگام ایجاد یا تغییر داده ها، بـه ذخیره سازی اطلاعات در بایگانی مکتوب، بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع رسانی منجر شود.

20 ـ مشاور: شخص حقیقی یا حقوقی واجد شرایط برای خدمات مهندسی مشاور و مشاوره فنی ـ بازرگانی مشتمل بر مطالعه، طراحی یا مدیریت بر طرح و اجرا و نظارت یا هر نوع خدمات مشاوره ای و کارشناسی (به شرح مندرج در آیین نامه اجرایی بند (هـ) ماده 29 قانون).

21 ـ مدیر طرح: شخص حقوقی کـه طی قرارداد مشخص، وظایف مدیریت بر انجام تعهدهای موضوع مناقصه را بر عهده می گیرد. (برای معاملات کمتر از پنجاه برابر نصاب معاملات متوسط شخص حقیقی نیز از سوی مناقصه گزار می تواند انتخاب شود.)

22 ـ قیمت تراز شده: قیمت متناسب با کیفیت تعیین شده در اسناد مناقصه (موضوع بند (الف) ماده 2 قانون) کـه در مناقصات دو مرحله ای با لحاظ نمودن اثر کیفیت در قیمت تعیین می شود.

23 ـ جریان اطلاعات: جابجایی داده ها کـه موجب ثبت، انتقال و دسترسی بـه اطلاعات لازم در سامانه اطلاع رسانی مناقصات می شود.

24 ـ دوره اطلاع رسانی برخط: دوره زمانی کـه مستندهای مناقصات در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات بـه صورت برخط جریان دارد.

25 ـ پاک کردن: حذف دائمی داده ها از بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع رسانی مناقصات.

26 ـ کنترل خطا: عملیاتی کـه برای تشخیص و تعیین اختلاف بین مستندها و داده های ارسالی و دریافتی در محیط بانک اطلاعات یا پایگاه اطلاع رسانی مناقصات انجام می شود.

27 ـ دسترسی آزاد: دسترسی بدون رمز عبور، فاقد محدودیت و بدون هزینه تمام متقاضیان بـه اطلاعات موجود و مورد نیاز.

28 ـ ریسک: متغیری با دو ویژگی احتمال وقوع و تاثیر کـه می تواند حصول نیازمندی های سامانه را بـه مخاطره اندازد.

29 ـ ریسک مستقیم: ریسکی کـه سامانه بر روی آن کنترل دارد.

30 ـ ریسک غیر مستقیم: ریسکی کـه سامانه بر روی آن کنترل اندک داشته یا فاقد کنترل باشد.

31 ـ پرهیز از ریسک: فعالیتی کـه از طریق سازماندهی سامانه بـه منظور پیشگیری از وقوع ریسک بـه انجام می رسد.

32 ـ دفع ریسک: فعالیتی کـه از طریق سازماندهی مجدد سامانه، بـه منظور پرهیز از تحمل ریسک توسط استفاده کنندگان انجام می شود.

33 ـ امنیت اطلاع رسانی: ویژگی کـه بـه واسطه آن سامانه اطلاع رسانی، عملکرد درست و بـه صورتی مطمئن (بدون ریسک) داشته باشد.

34 ـ نقش: مسئولیت های مستقیم و غیر مستقیم در نظام مستند سازی و اطلاع رسانی مناقصات.

35 ـ خروجی: بخشی از اطلاعات کـه در یک فرایند تولید، جایگزین یا استفاده شود.

36 ـ فعالیت: کاری کـه در اجرای یک نقش خاص انجام می شود و بـه خروجی می انجامد.

37 ـ دروازه اطلاع رسانی /پورتال: سامانه هایی برای مدیریت متمرکز اطلاعات و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد بـه کاربران کـه از طریق استاندارد نمودن جستجو، ایجاد محتوای اطلاعاتی، تشکیل گروه های کاربری هم سنخ و سفارشی کردن نیازهای اطلاعاتی ایجاد می شود.

38 ـ راهنمای کاربرد: سندی کـه در آن نقش ها، فعالیت ها، خروجی ها و جریان کار یک فرایند برای کاربران تشریح شده باشد.

39 ـ کاربرگ /فرم: نوعی صفحه کاغذی یا الکترونیکی مورد استفاده در تنظیم اسناد و اطلاعات قابل ذخیره، کـه در روی آن فضاهایی برای وارد کردن اطلاعات و مشخصات در نظر گرفته شده باشد.

40 ـ ارسال قابل تصدیق: ارسال مکاتبات و اسناد مرتبط با مناقصه از طریق پست سفارشی، تلگرام، تلکس و نظایر آن (موضوع ماده 22 قانون) کـه جز در موارد تغییر نشانی یا محل، متضمن دلایل و نشانه های وصول مرسوله باشد.

41 ـ مدیر پایگاه: شخصی کـه برای مدیریت پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات از سوی سازمان تعیین می شود.

ب ـ معادل ها و اختصارات: معادل ها و اختصارات در این آیین نامه بـه شرح زیر می باشد:

1 ـ برخط: Online

2 ـ نقش: Role

3 ـ خروجی: Output

4 ـ ارزیابی کیفی: Pre ـ qualification

5 ـ استعلام ارزیابی کیفی: RFQ = Request for Qualification

6 ـ درخواست پیشنهاد: RFP = Request For Proposal

7 ـ پیشنهاد فنی: TP = Technical Proposal

8 ـ پیشنهاد مالی: FP = Financial Proposal

9 ـ فعالیت: Activity

10 ـ پاک کردن: Erase

11 ـ کاربرگ: Form

12 ـ کنترل خطا: error checking

13 ـ راهنمای کاربرد: OM = operations manual

14 ـ دروازه اطلاع رسانی /پورتال: Portal

15 ـ نسخه پشتوانه اطلاعات: Backup

16 ـ خدمت رسان پست الکترونیک مرکزی: Centeral Mail Server

پ ـ سایر اصطلاحاتی کـه در این آیین نامه بـه کار رفته، بـه ترتیب بر اساس قانون برگزاری مناقصات، قانون محاسبات عمومی کشور، قانون تجارت الکترونیک و سایر قوانین تعریف و تفسیر می شوند.

فصل دوم ـ نظام مستندسازی مناقصات

بیشتر بخوانید:

مجموعه مقررات مرتبط با آیین نامه نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات (مقررات برگزاری مناقصات)

معاملات دولتی در نظریات مشورتی

موضوعات قوه مجریه در آراء وحدت رویه قضایی

معاملات دولتی در آراء دیوان عدالت اداری

ماده ۳ ـ فرایند مستندسازی مناقصه

الف ـ فرایند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد باید مستندسازی شود این مراحل عبارتند از:

1 ـ مستندسازی جلسات مناقصه.

۲ ـ مستندسازی پیش از فراخوان.

۳ ـ مستندسازی فراخوان.

۴ ـ مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها.

۵ ـ مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه گران.

۶ ـ مستندسازی گشایش پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه در یکی از انواع زیر:

۶ ـ ۱ ـ مناقصات یک مرحله ای

6 ـ 2 ـ مناقصات دو مرحله ای، شامل:

6 ـ 2 ـ 1 ـ مرحله ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها.

6 ـ 2 ـ 2 ـ مرحله ارزیابی مالی پیشنهادها.

۷ ـ مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه.

۸ ـ مستندسازی دوره اجرای موضوع مناقصه.

ب ـ پیاده سازی نظام مستندسازی مناقصات طی ترتیبات زیر انجام می شود:

۱ ـ مستندسازی مکتوب: شامل تهیه مستندهای لازم بـه صورت مکتوب و بایگانی آن ها در پرونده های مستقل و منظم کـه از تاریخ ابلاغ این آیین نامه باید اجرا شود.

۲ ـ مستندسازی الکترونیکی: شامل ثبت نشانی الکترونیکی در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانک اطلاعات مناقصات می باشد.

ماده ۴ ـ مفاد خلاصه اسناد مناقصه

الف ـ خلاصه اسناد مناقصات باید در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات ثبت و اطلاع رسانی شود.

ب ـ در مناقصات مربوط بـه تدارک و خرید مصالح و تجهیزات، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع آن ها، محل و زمان تحویل، مبلغ یا درصد پیش پرداخت، نوع و مبلغ یا درصد تضمین انجام تعهدات، شرایط بازرسی و مهمترین شرایط عمومی قرارداد می باشد.

پ ـ در مناقصات مربوط بـه ساخت و اجرای طرح ها یا پروژه ها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل یا محل های اجرا، برنامه ریزی انجام کار، فهرست مقادیر کلی، برآوردها (در صورت لزوم)، نحوه یا مسئولیت نظارت و مدیریت، روش پرداخت، الگوی قراردادی و مهمترین شرایط عمومی قرارداد است.

ت ـ در مناقصات مربوط بـه بهره برداری و نگهداری، در خلاصه اسناد علاوه بر موارد مذکور در بند (ب)، باید زمان بندی قرارداد، حدود مسئولیت مالی، مبالغ مشروط و ثابت، تضمین های خاص و شرایط ویژه برای تحویل کار ذکر شود.

ث ـ مناقصاتی کـه علاوه بر موارد فوق، تامین مالی نیز منظور شده باشد، در خلاصه اسناد، باید شرایط مشارکت و حدود مسئولیت مالی دو طرف قرارداد و کلیات تعهدات مالی برنده مناقصه نیز درج شود.

ج ـ در مناقصاتی کـه موضوع معامله ترکیب موارد یاد شده باشد، باید ترکیب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود.

ماده ۵ ـ مستندسازی جلسات مناقصه

الف ـ در تمام جلسات مناقصه، باید اطلاعات زیر ثبت و مستند شوند:

۱ ـ نام و عنوان مناقصه گزار.

۲ ـ تاریخ و محل تشکیل جلسه.

۳ ـ موضوع مناقصه.

۴ ـ فهرست مناقصه گران، حسب مورد

۵ ـ اسامی و سمت اعضای کمیسیون مناقصه.

۶ ـ اسامی حاضران در جلسه.

۷ ـ مفاد تصمیم ها.

۸ ـ توضیحات و پاسخ بـه پرسش های مناقصه گران در جلسات مربوط بـه توضیح و تشریح اسناد.

ب ـ جلساتی کـه در فرایند برگزاری مناقصه، حسب مورد تشکیل می شوند عبارتند از:

۱ ـ جلسه پیش از فراخوان.

۲ ـ جلسه گشایش استعلام های ارزیابی کیفی مناقصه گران.

۳ ـ جلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه گران.

۴ ـ جلسه گشایش پیشنهادها در مناقصات یک مرحله ای.

۵ ـ جلسه اول گشایش پیشنهادها در مناقصات دو مرحله ای (گشایش پاکت های فنی ـ بازرگانی).

۶ ـ جلسه پایانی ارزیابی پیشنهادهای فنی ـ بازرگانی در مناقصات دو مرحله ای.

۷ ـ جلسه دوم گشایش پیشنهادها در مناقصات دو مرحله ای (گشایش پیشنهادهای مالی).

۸ ـ جلسه توضیح و تشریح اسناد (موضوع ماده 17 قانون).

پ ـ اصلاح 1386/05/14 ـ صورت جلسات باید در داخل جلسات تهیه شوند و اعضای حاضر کمیسیون مناقصه و اعضای حاضر کمیته فنی ـ بازرگانی ملزم بـه امضای صورت جلسات هستند. هر یک از اشخاص یاد شده می توانند نظر مخالف خود را ضمن امضای صورتجلسه قید کنند

ت ـ ترتیب تهیه صورت جلسه بـه شرح زیر می باشد:

1 ـ ثبت اطلاعات مربوط بـه جزء های (1) تا (5) بند (ب).

2 ـ ثبت اسامی حاضران در جلسه و امضای آنها.

3 ـ ثبت خلاصه مذاکرات در جلسات توضیح و تشریح اسناد.

4 ـ ثبت تصمیم های جلسه.

5 ـ امضای اعضای ارکان مناقصه حسب مورد.

تبصره ـ اصلاح 1386/05/14 ـ در صورتی کـه رییس دستگاه مناقصه گزار نماینده تام الاختیار خود را بـه صورت مکتوب برای شرکت در جلسات مناقصه معرفی کند، نام نماینده در صورت جلسات ثبت و بـه امضای وی می رسد. (تبصره بواسطه رای دیوان عدالت اداری مغایر با بند (د) ماده 5 قانون برگزاری مناقصات مصوب 1383 شناخته شده لکن مصوبه اصلاحی صادر نشده است.)

بیشتر بخوانید: رای شماره ۱۴‍۰۳۳۱۳۹‍۰‍۰‍۰۱۱۹‍۰۵۹۹ مورخ ۱۴‍۰۳/‍۰۵/۲۳ هیات عمومی دیوان عدالت اداری

ماده ۶ ـ مستندسازی پیش از فراخوان

الف ـ مستندهای پیش از فراخوان بـه شرح زیر می باشد:

۱ ـ شرح موضوع مناقصه.

۲ ـ معرفی ارکان مناقصه.

۳ ـ تعیین نوع مناقصه (عمومی یا محدود و یک مرحله ای یا دو مرحله ای).

۴ ـ مستندهای تامین منابع مالی کـه در آن اطلاعات زیر باید درج شود:

۴ ـ ۱ ـ روش تامین منابع مالی.

۴ ـ ۲ ـ محل تامین اعتبار و نحوه ضمان تاخیر تعهدات برای انجام معامله.

۴ ـ ۳ ـ برآورد کلی موضوع مناقصه، حسب مورد.

تبصره ـ در مناقصات مربوط بـه طرح های تملک دارایی های سرمایه ای (موضوع بند 10 ماده 1 قانون برنامه و بودجه کشور، مصوب 1351) موافقتنامه طرح بـه مثابه مستند تامین مالی می باشد.

۵ ـ برنامه زمانی مناقصه (موضوع بند (ی) ماده 2 قانون).

۶ ـ متن فراخوان و نحوه اطلاع رسانی آن.

۷ ـ خلاصه اسناد مناقصه (موضوع جزء 3 بند (الف) ماده 23 قانون و ماده 4 این آیین نامه).

۸ ـ اسناد مناقصه (موضوع بند (ب) ماده 14 قانون).

ب ـ پیش از انتشار فراخوان بـه دعوت دستگاه مناقصه گزار، جلسه کمیسیون مناقصه تشکیل می شود و موارد موضوع بند (الف) را تصویب و صورتجلسه پیش از فراخوان را بـه انضمام موارد مذکور در جزء های (1) تا (7) بند (الف) تنظیم می کند و جهت بایگانی بـه رییس دستگاه مناقصه گزار یا نماینده وی تحویل می دهد.

پ ـ یک نسخه از صورت جلسه موضوع بند (ب) در بانک اطلاعات مناقصات ثبت می شود.

ماده ۷ ـ مستندسازی فراخوان

الف ـ مستندهای فراخوان بـه شرح زیر می باشد:

۱ ـ متن فراخوان شامل آگهی ارزیابی، آگهی شرکت در مناقصه یا دعوتنامه کـه در آن موارد زیر باید درج شود:

۱ ـ ۱ ـ نوع فراخوان (آگهی ارزیابی کیفی، آگهی مناقصه یا دعوتنامه).

۱ ـ ۲ ـ نام و نشانی دستگاه مناقصه گزار.

۱ ـ ۳ ـ موضوع مناقصه.

۱ ـ ۴ ـ زمان، مهلت و نشانی دریافت اسناد.

۱ ـ ۵ ـ مقدار یا برآورد اولیه موضوع مناقصه، حسب مورد.

۱ ـ ۶ ـ هزینه تهیه اسناد و نحوه دریافت آن، حسب مورد.

۱ ـ ۷ ـ مدت اعتبار پیشنهادها (موضوع بند (ی) ماده 2 و بند (الف) ماده 21 قانون).

۱ ـ ۸ ـ نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه.

۱ ـ ۹ ـ نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد.

۱ ـ ۱۰ ـ سایر توضیحاتی کـه بـه تشخیص مناقصه گزار لازم است.

۲ ـ نسخه منتشر شده در روزنامه یا نسخه دوم دعوتنامه.

۳ ـ اسناد یا اطلاعات مربوط بـه تصدیق وصول دعوتنامه (در مناقصات محدود).

۴ ـ فهرست اسامی و نشانی کسانی کـه از طریق دعوتنامه بـه مناقصه محدود دعوت شده اند.

تبصره ـ در صورت انجام ارزیابی کیفی مناقصه گران و تهیه فهرست کوتاه، فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوتنامه بـه اطلاع مناقصه گران می رسد. در صورت وجود فهرست کوتاه، انتشار آگهی از طریق روزنامه های کثیرالانتشار لازم نیست.

ب ـ مستندهای یاد شده در بند (الف) باید در بانک اطلاعات مناقصات ثبت و یک نسخه از آن، همزمان با ارسال یا انتشار فراخوان در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر شود.

پ ـ در فراخوان مناقصات درج نام های تجاری جز در موارد مربوط بـه خرید قطعات یدکی ممنوع است.

ت ـ در صورت تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد (موضوع بند (ج) ماده 18 قانون) یا تغییر نشانی های مندرج در فراخوان در هر یک از مراحل مناقصه، موضوع باید بی درنگ از طریق آگهی یا مکاتبه قابل تصدیق بـه اطلاع تمامی مناقصه گران برسد.

ث ـ انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار و پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات، مانع از استفاده از روش های دیگر اطلاع رسانی نیست.

ماده ۸ ـ مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها

الف ـ در تمام مناقصات، اعم از یک مرحله ای یا دو مرحله ای و مناقصات عمومی یا محدود، ارزیابی شکلی پیشنهادها باید مستند شود.

ب ـ در ارزیابی شکلی پیشنهادها (موضوع بند (ب) ماده 6 قانون) موارد زیر بررسی، تعیین و مستند می شوند:

۱ ـ پیشنهادهایی کـه در مهلت مقرر تسلیم نشده باشند.

۲ ـ پیشنهادهایی کـه اسناد آنها ناقص باشند.

۳ ـ پیشنهادهایی کـه طبق شرایط مقرر در اسناد مناقصه مهر و امضا نشده باشند.

۴ ـ پیشنهادهایی کـه شرایط تضمین شرکت در مناقصه را تامین نکرده باشند، شامل فقدان تضمین، نقص تضمین یا تضمین غیرمعتبر.

۵ ـ پیشنهادهایی کـه بر اساس ارزیابی کمیسیون مناقصه یا کمیته فنی ـ بازرگانی (حسب مورد) مبهم یا مشروط باشند.

پ ـ پس از ارزیابی شکلی، پیشنهادهای قابل قبول و مردود با تعیین نام مناقصه گران و تعیین علل رد پیشنهادهای مردود، مستندسازی می شوند.

ماده ۹ ـ مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه گران

الف ـ فرایند ارزیابی کیفی مناقصه گران باید مستندسازی شود. مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه گران حسب مورد بـه شرح زیر می باشند:

۱ ـ آگهی دعوت بـه ارزیابی کیفی مناقصه گران.

۲ ـ استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران.

۳ ـ اسناد و نتایج ارزیابی کیفی مناقصه گران.

ب ـ آگهی ارزیابی کیفی مناقصه گران باید حداقل شامل موارد زیر باشد:

۱ ـ نام و نشانی دستگاه مناقصه گزار.

۲ ـ موضوع مناقصه.

۳ ـ تاریخ، مهلت و نشانی دریافت و تحویل استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران.

۴ ـ نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد.

۵ ـ نحوه دریافت اسناد استعلام و هزینه آن در صورت لزوم.

پ ـ روش ارزیابی کیفی مناقصه گران شامل معیارهای ارزیابی، نحوه امتیازدهی و حداقل امتیاز قابل قبول، باید بـه نحوی گویا و مشروح در استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران مستند شود.

ت ـ اسناد و نتایج ارزیابی شامل اطلاعات، اسناد، سوابق و مدارک لازم برای ارزیابی کیفی باید قبل از تشکیل جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه گران مستند شوند.

ث ـ پس از پایان فرایند ارزیابی کیفی مناقصه گران، توسط دستگاه مناقصه گزار یا کمیته فنی ـ بازرگانی حسب مورد جلسه ای تشکیل و صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه گران، شامل موارد زیر بـه دستگاه مناقصه گزار ارائه و یک نسخه از آن بـه بانک اطلاعات مناقصات ارسال می شود.

۱ ـ فهرست استعلام های تکمیل شده توسط مناقصه گران (اصل استعلام ها طبق جزء 1 بند (ب) ماده 3 این آیین نامه، در دستگاه مناقصه گزار بایگانی می شود.)

۲ ـ اطلاعات عمومی مربوط بـه جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه گران کـه طبق ماده (۵) این آیین نامه مستندسازی و بـه همراه موارد زیر بـه بانک اطلاعات مناقصات ارسال می شوند:

۲ ـ ۱ ـ متن استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران.

۲ ـ ۲ ـ نتایج ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده (۸) این آیین نامه.

۲ ـ ۳ ـ امتیازهای کسب شده توسط هر یک از مناقصه گران در ارتباط با معیارهای ارزیابی کیفی.

۲ ـ ۴ ـ امتیاز نهایی ارزیابی کیفی هر یک از مناقصه گران.

۲ ـ ۵ ـ نام و مشخصات مناقصه گرانی کـه برای دعوت بـه مناقصه محدود برگزیده می شوند (فهرست کوتاه).

۲ ـ ۶ ـ اسامی و سمت کسانی کـه ارزیابی کیفی مناقصه گران را انجام داده اند.

۲ ـ ۷ ـ متن دعوتنامه مناقصه محدود.

تبصره ـ مقررات، روش اجرا و نحوه تنظیم اسناد و استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران، در مناقصات یک مرحله ای و دو مرحله ای، طبق آیین نامه ارزیابی کیفی مناقصه گران (موضوع بند (ج) ماده 12 قانون) تعیین می شود.

ماده ۱۰ ـ مستندسازی گشایش پیشنهادها در مناقصات یک مرحله ای

الف ـ مستندهای مربوط بـه گشایش پیشنهادها در مناقصات یک مرحله ای شامل موارد زیر است:

۱ ـ صورت جلسه گشایش پاکت های مناقصه، طبق ماده (۵) این آیین نامه با ذکر نوع مناقصه (عمومی یا محدود).

۲ ـ مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه گران در مناقصات یک مرحله ای محدود.

۳ ـ مستندهای ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده (۸) این آیین نامه.

۴ ـ نتایج ارزیابی مالی شامل:

۴ ـ ۱ ـ نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.

۴ ـ ۲ ـ مشخصات تضمین های شرکت در مناقصه.

۴ ـ ۳ ـ قیمت های پیشنهادی مناقصه گران.

۴ ـ ۴ ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده اول مناقصه.

۴ ـ ۵ ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه، در صورتی کـه تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه باشد (موضوع بند (الف) ماده 20 قانون).

تبصره ـ در صورتی کـه بـه تشخیص کمیسیون مناقصات حداقل قیمت پیشنهادی غیر متعارف یا در صورت وجود برآورد اولیه، بیش از ده درصد از برآورد اولیه کمتر یا بیشتر باشد، لازم است کـه کمیسیون، مهلت بررسی و محل و زمان اعلام نظر کمیته فنی ـ بازرگانی را برای تعیین صحت مبانی قیمت، توجیه پذیری آن (موضوع جزء 5 بند (الف) ماده 24 قانون) یا قابل اجرا بودن مبلغ پیشنهادی در صورتجلسه گشایش پاکت های مناقصه ثبت کند. نتایج بررسی در جلسه دوم مطابق مقررات بند (الف) این ماده باید مستندسازی شود.

۵ ـ سایر مواردی کـه بـه تشخیص کمیسیون مناقصه برای درج در صورت جلسه ضرورت داشته باشد.

ب ـ تمام مستندهای موضوع بند (الف) این ماده باید در دستگاه مناقصه گزار، طبق جزء 1 بند (الف) ماده (۳) این آیین نامه، بایگانی شوند.

پ ـ مستندهای موضوع جزء های (2) تا (5) بند (الف) باید بـه بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند.

ماده ۱۱ ـ مستندسازی ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها

الف ـ مستندهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی شامل موارد زیر است:

1 ـ کلیه اسناد فنی ـ بازرگانی تحویل شده از سوی مناقصه گران،

2 ـ نتایج ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده 8 این آیین نامه،

3 ـ نام و امضای اعضای کمیته فنی ـ بازرگانی،

4 ـ نتایج ارزیابی فنی ـ بازرگانی شامل:

4 ـ 1 ـ نام و مشخصات مناقصه گران.

4 ـ 2 ـ عناوین معیارهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی.

4 ـ 3 ـ اهمیت وزنی معیارهای فنی ـ بازرگانی در صورتی کـه از روش وزنی استفاده شود،

4 ـ 4 ـ حداقل امتیاز قابل قبول در صورت لزوم.

4 ـ 5 ـ امتیازهای مناقصه گران در رابطه با هر یک از معیارهای ارزیابی.

4 ـ 6 ـ امتیاز کل فنی ـ بازرگانی هر یک از مناقصه گران.

4 ـ 7 ـ نام و مشخصات مناقصه گرانی کـه برای گشایش پاکت مالی (ارزیابی مالی) برگزیده شده اند.

5 ـ مواردی کـه بـه تشخیص کمیته فنی ـ بازرگانی یا کمیسیون مناقصه برای درج در ارزیابی فنی ـ بازرگانی ضرورت داشته باشد.

6 ـ نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.

ب ـ اسناد فنی ـ بازرگانی ارائه شده توسط مناقصه گران طبق بند (ب) ماده (۴) این آیین نامه قبل از گشودن پاکت های مالی در دستگاه مناقصه گزار بایگانی می شود.

پ ـ اطلاعات عمومی مربوط بـه جلسه پایانی ارزیابی فنی پیشنهادها طبق ماده (۵) این آیین نامه مستندسازی و بـه همراه موارد زیر بـه بانک اطلاعات مناقصات ارسال می شوند.

۱ ـ امتیازهای فنی ـ بازرگانی پیشنهادها در ارتباط با معیارهای فنی ـ بازرگانی مربوط.

۲ ـ امتیاز نهایی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها.

۳ ـ نام و مشخصات مناقصه گرانی کـه برای مرحله ارزیابی مالی برگزیده شده اند.

۴ ـ روش محاسبه قیمت تراز شده، حسب مورد.

تبصره ـ چنانچه امتیازهای ارزیابی کیفی مناقصه گران بـه عنوان یکی از معیارهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی منظور شود، باید روش محاسبه در اسناد مناقصه تشریح و طبق بند (ب) ماده (3) این آیین نامه مستند شود.

ت ـ در مناقصات دو مرحله ای، گشودن پیشنهادهای مالی (پاکت ج) قبل از مستندسازی ارزیابی فنی ـ بازرگانی ممنوع است.

ماده ۱۲ ـ مستندسازی ارزیابی مالی پیشنهادها در مناقصات دو مرحله ای

الف ـ مستندهای ارزیابی مالی در مناقصات دو مرحله ای شامل موارد زیر است:

۱ ـ پاکت های قیمت مناقصه گران.

۲ ـ مستندهای مراحل پیش از گشایش پاکت های مالی شامل موارد زیر:

۲ ـ ۱ ـ مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه گران در مناقصات دو مرحله ای محدود طبق ماده (۹) این آیین نامه.

۲ ـ ۲ ـ مستندهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها طبق ماده 11 این آیین نامه.

۳ ـ صورتجلسه گشایش پاکت های مناقصه طبق ماده (۵) این آیین نامه.

۴ ـ مستندهای ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده (۸) این آیین نامه.

۵ ـ مستندهای تعیین قیمت تراز شده در مناقصات دو مرحله های (موضوع بند (الف) ماده 20 قانون)، شامل:

5 ـ 1 ـ رابطه محاسبه قیمت تراز شده، کـه بـه نحو زیر تعیین می شود:

L = 100 × C / 100 ـ [ I × (100 ـ 1) ]

که در آن:

L = قیمت تراز شده

C = قیمت پیشنهادی (درج شده در پاکت قیمت).

i = ضریب تاثیر (برحسب درصد)

t = امتیاز فنی ـ بازرگانی (بین حداقل امتیاز فنی ـ بازرگانی قابل قبول تا صد).

تبصره ۱ ـ ضریب تاثیر در مناقصات پیمانکاری ساخت یا طرح و ساخت (با یا بدون تامین مالی) و در مناقصات خرید مصالح و تجهیزات بین ده تا چهل می باشد.

تبصره ۲ ـ حداقل امتیاز فنی ـ بازرگانی قابل قبول می تواند بین پنجاه تا هفتاد باشد ؛

تبصره ۳ ـ تعیین ضریب تاثیر و حداقل امتیاز فنی ـ بازرگانی در دامنه های فوق الذکر بر عهده کمیته فنی ـ بازرگانی است. کلیه موارد استثنا در ردیف (۵ ـ ۱) و تبصره های (۱) و (۲) این ماده، باید بـه تصویب هیات سه نفره (موضوع بند (و) ماده 28 قانون) برسد.

تبصره ۴ ـ در صورتی کـه ترکیبی از ارزهای مختلف برای پیشنهاد قیمت لازم باشد، باید نرخ تسعیر ارز در اسناد مناقصه قید گردد.

۵ ـ ۲ ـ ضریب تاثیر و حداقل امتیاز قید شده در اسناد.

۶ ـ صورتجلسه پایانی ارزیابی مالی شامل:

۶ ـ ۱ ـ نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.

۶ ـ ۲ ـ مشخصات تضمین های شرکت در مناقصه.

۶ ـ ۳ ـ قیمت های پیشنهادی مناقصه گران.

۶ ـ ۴ ـ امتیاز فنی ـ بازرگانی پیشنهادهای مناقصه گران.

۶ ـ ۵ ـ قیمت تراز شده پیشنهادهای مناقصه گران.

۶ ـ ۶ ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده اول مناقصه.

۶ ـ ۷ ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه، در صورتی کـه تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه باشد (موضوع بند (الف) ماده 20 قانون).

ب ـ در مناقصات دو مرحله ای کـه دارای برآورد اولیه باشند، مفاد تبصره جزء (۴) بند (الف) ماده (۱۰) این آیین نامه نافذ است.

پ ـ ارزیابی مالی پیشنهادها باید قبل از انعقاد قرارداد با برنده مناقصه مستند شود.

ماده ۱۳ ـ مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه

الف ـ مستندهای پس از تعیین برنده مناقصه شامل موارد زیر است:

۱ ـ اعلام قبولی پیشنهاد.

۲ ـ اسناد تضمین انجام تعهدات، حسب مورد.

۳ ـ اسناد تضمین پیش پرداخت، حسب مورد.

۴ ـ اسناد قراردادی.

ب ـ موارد مذکور در بند (الف) بلافاصله پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها، باید مستند و در دستگاه مناقصه گزار طبق جزء (1) بند (ب) ماده (3) بایگانی شوند.

پ ـ اطلاعات زیر پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها، باید بـه بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند:

۱ ـ نام برنده یا برندگان مناقصه.

۲ ـ نام طرف قرارداد.

تبصره ـ در صورتی کـه طرف قرارداد برنده اول مناقصه نباشد، دلایل رد برنده اول باید اعلام شود.

۳ ـ مبلغ و نوع تضمین ارائه شده از سوی طرف قرارداد.

4 ـ اطلاعات اصلی قرارداد شامل شماره قرارداد، مبلغ و مدت قرارداد، محل انعقاد و اجرای قرارداد و نام و سمت امضاکنندگان.

ماده ۱۴ ـ مستندسازی تجدید یا لغو مناقصه

الف ـ در صورت تجدید یا لغو مناقصه لازم است کـه صورتجلسه ای با رعایت ماده (۵) این آیین نامه، تنظیم و علت تجدید یا لغو مناقصه در آن تعیین شود.

ب ـ مستندهای مربوط بـه تجدید مناقصه بـه دلیل بالا بودن قیمت (موضوع جزء 5 بند (الف) ماده 24 قانون)، طی ترتیبات زیر تهیه و تنظیم می شود:

۱ ـ مستندسازی ارجاع موضوع بـه کمیته فنی ـ بازرگانی طبق تبصره ذیل جزء (۴) بند (الف) ماده (۱۰) این آیین نامه.

۲ ـ گزارش بررسی مبانی قیمت و ارتباط آن با توجیه اقتصادی طرح از سوی کمیته فنی ـ بازرگانی.

۳ ـ تهیه صورتجلسه تصویب گزارش توسط کمیسیون مناقصه.

۴ ـ نامه ابلاغ تجدید یا لغو مناقصه بـه تمام مناقصه گرانی کـه در مناقصه شرکت کرده اند، بـه روشی قابل تصدیق (طبق ماده 22 قانون).

۵ ـ بایگانی مستندها در دستگاه مناقصه گزار طبق جزء (۱) بند (ب) ماده (۳) این آیین نامه.

۶ ـ ارسال مستندات بـه بانک اطلاعات مناقصات.

ماده ۱۵ ـ مستندسازی در موارد عدم الزام بـه مناقصه

الف ـ مستندهای مربوط بـه موارد عدم الزام بـه مناقصه (موضوع ماده 29 قانون، بـه استثنای مستندهای خرید خدمات مشاوره، موضوع بند 5 این ماده)، عبارتند از:

۱ ـ صورتجلسه ارجاع معامله شامل:

۱ ـ ۱ ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).

۱ ـ ۲ ـ معرفی کمیسیون معامله.

۱ ـ ۳ ـ تعیین نوع معامله (با تصریح بـه موارد مذکور در ماده 29 قانون).

۱ ـ ۴ ـ متن دعوتنامه.

۱ ـ ۵ ـ نام و عنوان طرف معامله.

۲ ـ اسناد معامله (قرارداد، ضمائم و ملحقات قرارداد).

۳ ـ مستندهای تامین منابع مالی کـه در آن اطلاعات زیر باید درج شود:

۳ ـ ۱ ـ روش تامین منابع مالی،

۳ ـ ۲ ـ محل تامین اعتبار و نحوه ضمان تاخیر تعهدات برای انجام معامله.

۳ ـ ۳ ـ برآورد اولیه موضوع معامله، حسب مورد.

تبصره ـ در صورتی کـه عدم الزام بـه مناقصه بـه دلیل انحصار باشد، مستندهای مربوط بـه شرایط انحصار یا تشخیص مرجع مذکور در بند (الف) ماده (29) قانون بـه صورتجلسه (موضوع جزء 1 بند (الف) این ماده) افزوده می شود.

ب ـ پیش از ارسال دعوتنامه، جلسه کمیسیون معامله تشکیل و موارد موضوع بند (۱) این ماده را تصویب و صورتجلسه معاملات مربوط را تهیه می کند و برای بایگانی بـه رییس دستگاه مناقصه گزار یا نماینده وی تحویل می دهد.

پ ـ یک نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (۱) بند (الف) این ماده، با رعایت بند (ج) ماده (۲۳) قانون، بـه بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات ثبت می شود.

ت ـ مستندهای مذکور در بند (الف)، باید طبق جزء (۱) بند (ب) ماده (۳) این آیین نامه در دستگاه مناقصه گزار بایگانی شوند.

ث ـ مستندهای خرید خدمات مشاوره (موضوع بند (هـ) ماده 29 قانون)، شامل موارد زیر است:

۱ ـ گزارش شناخت.

۲ ـ شرح کلی خدمات.

۳ ـ فراخوان مشاوره.

۴ ـ صورت جلسه نهایی ارزیابی کیفی مشاوران، حسب مورد.

۵ ـ صورت جلسه نهایی ارزیابی فنی پیشنهادها.

۶ ـ صورت جلسه نهایی ارزیابی مالی پیشنهادها.

۷ ـ اسناد قراردادی شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن.

ج ـ کارفرما باید فراخوان و صورت جلسات خرید خدمات مشاوره را از طریق پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات، منتشر کند.

ماده ۱۶ ـ مستندسازی ترک تشریفات مناقصه

الف ـ مستندهای مربوط بـه ترک تشریفات مناقصه عبارتند از:

۱ ـ گزارش توجیهی ترک مناقصه.

۲ ـ صورتجلسه ترک مناقصه شامل:

۲ ـ ۱ ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).

۲ ـ ۲ ـ نام و سمت هیات ترک مناقصه.

۲ ـ ۳ ـ نام و عنوان طرف معامله ومستندهای مربوط بـه بند (الف) ماده (۱۲) قانون در خصوص نامبرده.

۳ ـ مستندهای تامین منابع مالی کـه در آن اطلاعات زیر باید درج شود:

۳ ـ ۱ ـ روش تامین منابع مالی.

۳ ـ ۲ ـ محل تامین اعتبار و سقف اعتبار برای انجام معامله.

۳ ـ ۳ ـ برآورد اولیه موضوع معامله، حسب مورد.

ب ـ مستندهای مذکور در بند (الف) باید طبق جزء (۱) بند (ب) ماده (۳) این آیین نامه در دستگاه مناقصه گزار بایگانی شوند.

پ ـ یک نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (۱) بند (الف)، بـه جز موارد مستثنا شده در بند (ج) ماده 23 قانون بـه بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر می شود.

ماده ۱۷ ـ مستندسازی مواعد و تغییر اسناد

الف ـ در تمام مناقصات مواعد برنامه زمانی مناقصه باید بر اساس تقویم هجری شمسی تعیین و درج شوند. در مناقصات بین المللی علاوه بر تاریخ هجری شمسی، تاریخ میلادی نیز درج می شود.

ب ـ مواعد زمانی مربوط بـه شروع و اتمام مهلت دریافت و تحویل اسناد نباید در ایام تعطیلات رسمی تعیین شود و چنانچه ایام تعطیل پیش بینی نشده ای در مواعد مناقصه رخ دهد، مهلت های مقرر در برنامه زمانی مناقصه بـه همان میزان افزوده می شود.

پ ـ تغییر در اسناد مناقصه اعم از تغییر مقادیر موضوع مناقصه یا نشانی ها و مواعد مندرج در برنامه زمانی، حداکثر تا هفتاد و دو ساعت قبل از افتتاح پاکت های مناقصه مجاز است و چنانچه تغییری رخ دهد، باید مستندسازی و با روشی قابل تصدیق برای همه مناقصه گران ارسال شود.

تبصره ـ هرگونه تغییر در اسناد یا مواعد مناقصه کـه مستلزم اصلاح پیشنهادهای مناقصه گران باشد، باید با تمدید مواعد و ارائه مهلت لازم برای اصلاح اسناد واصل شده جبران شود.

ت ـ در صورت عدم اطلاع رسانی تغییرات بـه مناقصه گران، ارسال قابل تصدیق مکاتبات از سوی مناقصه گران، در حکم وصول آنها از سوی مناقصه گزار می باشد.

فصل سوم ـ نظام اطلاع رسانی مناقصات

بیشتر بخوانید:

مجموعه مقررات مرتبط با آیین نامه نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات (مقررات برگزاری مناقصات)

معاملات دولتی در نظریات مشورتی

موضوعات قوه مجریه در آراء وحدت رویه قضایی

معاملات دولتی در آراء دیوان عدالت اداری

ماده ۱۸ ـ تهیه و استقرار نظام اطلاع رسانی مناقصات

الف ـ سازمان موظف است حداکثر ظرف مدت شش ماه نرم افزار مورد نیاز برای ایجاد پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات را برای ذخیره سازی و انتقال اطلاعات معاملات (اعم از مناقصاتی کـه با رعایت تشریفات و یا از طریق ترک تشریفات انجام می شود) در دستگاه های موضوع بند (ب) ماده (۱) قانون را تهیه و راه اندازی کند، بـه نحوی کـه قبل از پایان مهلت یاد شده، پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات ایجاد شود و ثبت و نگهداری اطلاعات در آن امکان پذیر باشد.

ب ـ راهبری و مدیریت پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات و آموزش دستگاه های مرکزی بر عهده سازمان است و آموزش کارکنان دستگاه های مناقصه گزار بر عهده دستگاه مرکزی مربوط می باشد.

پ ـ مراحل ایجاد و استقرار سامانه اطلاع رسانی مناقصات در دستگاه های مناقصه گزار باید مستندسازی و ثبت شود.

ماده ۱۹ ـ اطلاع رسانی پیش از فراخوان

الف ـ صورتجلسه پیش از فراخوان (موضوع بند (ب) ماده 6 این آیین نامه)، همزمان با انتشار فراخوان در محیط شبکه اطلاع رسانی مناقصات جریان می یابد.

ب ـ هرگونه تغییر در صورتجلسه پیش از فراخوان مستلزم تهیه صورتجلسه جدید است و صورتجلسه قبلی نباید پاک یا ویرایش شود.

پ ـ تشخیص ضرورت انتشار برآورد کلی موضوع مناقصه (موضوع ردیف (4 ـ 3) جزء 4 بند (الف) ماده 6 این آیین نامه) با دستگاه مناقصه گزار است.

ماده ۲۰ ـ اطلاع رسانی فراخوان مناقصات

الف ـ آگهی ها (دعوت بـه مناقصات عمومی یا فراخوان ارزیابی کیفی مناقصه گران)، همزمان با انتشار در روزنامه کثیرالانتشار، باید از طریق پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات بـه اطلاع عموم برسد.

ب ـ هرگونه تغییر در مفاد فراخوان مناقصات، از جمله تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد، تنها از طریق انتشار فراخوان جدید مجاز است.

پ ـ در مناقصات محدود، مفاد فراخوان و اسامی دعوت شدگان بـه مناقصه در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات جریان می یابد و این موضوع جایگزین ارسال قابل تصدیق دعوتنامه نخواهد شد.

ماده ۲۱ ـ اطلاع رسانی ارزیابی کیفی مناقصه گران

الف ـ اطلاعات زیر می تواند در فرایند ارزیابی کیفی مناقصه گران در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات جریان یابد:

۱ ـ آگهی دعوت بـه ارزیابی کیفی مناقصه گران.

۲ ـ استعلام ارزیابی کیفی.

۳ ـ اطلاع رسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها.

۴ ـ صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه گران.

ب ـ صورتجلسه موضوع بند (ث) ماده (۹) این آیین نامه، همزمان با ارسال دعوتنامه باید در پایگاه ملی اطلاع رسانی منتشر شود.

پ ـ آگهی دعوت بـه ارزیابی کیفی مناقصه گران، همزمان با انتشار در روزنامه کثیرالانتشار، باید در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات جریان یابد.

ماده ۲۲ ـ اطلاع رسانی مناقصات یک مرحله ای

الف ـ اطلاعات زیر در فرایند اطلاع رسانی مناقصات یک مرحله ای جریان می یابد:

۱ ـ اطلاع رسانی پیش از فراخوان.

۲ ـ اطلاع رسانی فراخوان.

۳ ـ اطلاع رسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها.

۴ ـ اطلاع رسانی ارزیابی کیفی مناقصه گران طبق ماده (۲۱) این آیین نامه در مناقصات محدود یک مرحله ای.

تبصره ـ در مواردی کـه فهرست کوتاه مناقصه گران صلاحیتدار قبلاً تهیه شده باشد (موضوع بند (ب) ماده (26) قانون)، فهرست مزبور پیوست صورتجلسه موضوع بند (ث) ماده (9) این آیین نامه خواهد شد.

۵ ـ اطلاع رسانی جلسه گشایش پاکت های مناقصه و تعیین برنده.

ب ـ اطلاع رسانی پیش از فراخوان طبق ماده 19 و اطلاع رسانی فراخوان طبق ماده 20 و اطلاع رسانی ارزیابی کیفی مناقصه گران طبق ماده (۲۱) و اطلاع رسانی جلسه گشایش پاکت های مناقصه و تعیین برنده، حاوی مستندات موضوع بند (الف) ماده (۱۰) این آیین نامه، باید قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.

ماده ۲۳ ـ اطلاع رسانی مناقصات دو مرحله ای

الف ـ اطلاع رسانی مناقصات دو مرحله ای شامل موارد زیر می باشد:

۱ ـ اطلاع رسانی پیش از فراخوان.

۲ ـ اطلاع رسانی فراخوان.

۳ ـ اطلاع رسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها.

۴ ـ اطلاع رسانی ارزیابی کیفی مناقصه گران در مناقصات دو مرحله ای محدود.

۵ ـ اطلاع رسانی ارزیابی فنی و بازرگانی.

۶ ـ اطلاع رسانی ارزیابی مالی پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه.

ب ـ اطلاع رسانی پیش از فراخوان طبق ماده 19 و اطلاع رسانی فراخوان طبق ماده 20 و اطلاع رسانی ارزیابی کیفی مناقصه گران طبق ماده 21 این آیین نامه انجام می شود.

پ ـ صورتجلسه پایانی ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها، موضوع بند (پ) ماده 11 این آیین نامه، باید دو روز کاری قبل از گشایش پاکت های مالی اطلاع رسانی شود.

ت ـ اطلاع رسانی صورتجلسه پایانی ارزیابی مالی، باید دو روز کاری قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.

ماده ۲۴ ـ اطلاع رسانی توضیح و تشریح اسناد

الف ـ اطلاع رسانی توضیح و تشریح اسناد، شامل مواد زیر می باشد:

۱ ـ متن پرسش های مناقصه گران و پاسخ های مناقصه گزار.

۲ ـ اطلاعیه جلسات پرسش و پاسخ حضوری.

۳ ـ تشریح برخی از ابهام های مربوط بـه مفاد اسناد مناقصه پس از توزیع تمام یا بخشی از اسناد.

ب ـ در صورت تشکیل جلسه توضیح اسناد یا پاسخ بـه پرسشهای مناقصه گران درباره اسناد و شرایط مناقصه، صورتجلسه توضیح اسناد و پاسخ های یاد شده، باید بـه اسناد مناقصه پیوست و برای کسانی کـه قبلاً اسناد را دریافت نموده اند، طبق ماده 22 قانون، ارسال شود. اطلاع رسانی توضیح و تشریح اسناد باید قبل از پایان مهلت تسلیم اسناد انجام شود و چنانچه اطلاعات مذکور در بند (الف) این ماده، مستلزم تنظیم مستندهای جدید باشد، باید مدت تمدید در فرایند اطلاع رسانی اعلام شود.

ماده ۲۵ ـ اطلاع رسانی قراردادهای مشاوره

الف ـ مستندها و اطلاع رسانی مناقصاتی کـه موضوع آنها خدمات مشاوره (مذکور در بند (هـ) ماده 29 قانون) باشد، مطابق با مناقصات دو مرحله ای محدود (روش قیمت تراز شده) می باشد.

ب ـ مستندسازی و اطلاع رسانی سایر روش های انتخاب مشاور بر اساس مقررات آیین نامه بند (هـ) ماده 29 قانون تعیین می شود.

ماده ۲۶ ـ مشخصات سامانه اطلاع رسانی مناقصات

الف ـ سامانه اطلاع رسانی مناقصات باید دارای ویژگی های زیر باشد:

۱ ـ قابلیت ردیابی فرایند پیاده سازی.

۲ ـ قابلیت مستندسازی و ردیابی ایجاد و تغییر داده ها (توسط مراجع ذی صلاح).

۳ ـ قابلیت مستندسازی و ردیابی خروجی ها.

۴ ـ قابلیت تمرکز اطلاعات با پیکره بندی غیر متمرکز.

۵ ـ قابلیت ردیابی جریان اطلاعات.

۶ ـ امنیت و آزمون پذیری صحت جریان اطلاعات.

۷ ـ عدم امکان اصلاح و تغییر اطلاعات ثبت شده.

۸ ـ قابلیت تهیه نسخه پشتوانه توسط دستگاه های مرکزی.

ب ـ سامانه اطلاع رسانی مناقصات در پیکره بندی نهایی، دروازه اطلاعاتی با ویژگی های زیر می باشد:

۱ ـ قابلیت توسعه مستمر.

۲ ـ قابلیت سازگاری با سامانه های مناقصه گزاری الکترونیکی.

۳ ـ قابلیت سفارشی کردن اطلاعات دریافتی توسط کاربران.

پ ـ کیفیت نظام اطلاع رسانی باید بـه نحوی مدیریت شود کـه تعداد و بزرگی خطاها، چگالی و پیوستگی نقص ها و توارث آنها کاهش یابد.

ت ـ فهرست مناقصه گران صلاحیت دار کـه توسط مراجع قانونی تشخیص صلاحیت می شوند، شامل رشته، پایه، ظرفیت، سوابق کاری و نیز احکام هیات رسیدگی بـه شکایات (موضوع ماده ۸ قانون) باید در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر شود.

ث ـ مناقصه گران متقاضی برای شرکت در انواع مناقصات، موارد ترک تشریفات مناقصه و موارد مشمول ماده 29 قانون، باید اطلاعات ثبتی، مالیاتی و بیمه کارکنان خود را در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات بـه دستگاه های مناقصه گزار اعلام کنند.

تبصره ۱ ـ اطلاعات موضوع بند (ث) این ماده صرفاً برای دستگاه های مناقصه گزار و دستگاه های مرکزی مربوط قابل مشاهده می باشد.

تبصره 2 ـ نرم افزار پایگاه ملی اطلاع رسانی باید بـه نحوی طراحی شود کـه اطلاعات مناقصات هر یک از دستگاه های مشمول قانون قابل دسترسی برای عموم باشد.

ماده ۲۷ ـ مدیریت ریسک در نظام اطلاع رسانی مناقصات

الف ـ راهبردهای اصلی در مدیریت ریسک نظام اطلاع رسانی بـه شرح زیر تعیین می شوند:

۱ ـ پرهیز از ریسک های مستقیم و غیرمستقیم.

۲ ـ دفع ریسک ها.

۳ ـ انتساب ریسک ها بـه منشا ایجاد ریسک.

ب ـ الگوی طراحی سامانه اطلاع رسانی، با هدف مدیریت ریسک، باید بـه صورت مستمر ارتقا یابد و تکمیل شود.

پ ـ طراحی سامانه اطلاع رسانی بـه منظور کاهش ریسک، باید بـه صورت مرحله بـه مرحله پیاده سازی شود. سامانه اطلاع رسانی از نظر وسعت و پیچیدگی، در فراگردی مرحله بندی شده گسترش می یابد.

ماده ۲۸ ـ ثبت و پاک کردن اطلاعات شبکه ملی

الف ـ پاک کردن اطلاعات مربوط بـه مستندات مناقصه در دوره اطلاع رسانی برخط، جز در موارد اجتناب ناپذیر فنی (به تشخیص مدیر پایگاه)، ممنوع است. این موارد عبارتند از:

1 ـ شرایطی است کـه در آن داده های موجود در بانک اطلاعات یا پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات ناخواسته دگرگون شود.

2 ـ نقص در جریان اطلاعات.

3 ـ توقف در فعالیت تمام یا بخشهایی از سامانه.

4 ـ اطلاعات محرمانه (مذکور در بند (ج) ماده 23 قانون کـه سهوی وارد شبکه اطلاع رسانی مناقصات شده باشد.

ب ـ ثبت و کنترل خطا در ورودی ها و خروجی ها در جریان اطلاعات بر عهده مناقصه گزار است. هرگونه خطایی در ورودی ها با یک سند جدید اصلاح می شود.

پ ـ دوره اطلاع رسانی برخط شامل مستندات مناقصات و اطلاعات مربوط بـه قراردادها و اصلاحات و الحاقات آنها تا یک ماه بعد از پایان مدت قراردادها می باشد. سوابق مناقصاتی کـه مدت اطلاع رسانی آنها منقضی شده است، در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات نگهداری و در صورت درخواست متقاضیان از طریق پست الکترونیک ارسال می شود.

تبصره ۱ ـ دستگاه های مناقصه گزار می توانند اطلاعات مربوط بـه مناقصات خود را علاوه بر پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات از راه های دیگر نیز بـه اطلاع عموم برسانند.

تبصره 2 ـ پاک کردن اطلاعات باید بـه نحوی انجام شود کـه سوابق آنها در سازمان قابل دسترس باشد. در صورت پاک کردن اطلاعات برخط در شرایط یاد شده در بند (الف) این ماده پس از رفع موارد، باید مجدداً در پایگاه ملی اطلاع رسانی جریان یابد.

ماده ۲۹ ـ امنیت اطلاعات

الف ـ مستندهای ارسال شده بـه بانک اطلاعات مناقصات باید برای عموم مردم قابل دسترس باشد.

ب ـ بـه منظور تامین امنیت و صحت اطلاعات، پشتوانه اطلاعات در دستگاه های مرکزی بـه صورت غیر متمرکز و در سامانه ملی اطلاع رسانی مناقصات بـه صورت متمرکز باید ایجاد شود.

پ ـ سامانه خدمت رسان پست الکترونیک مرکزی با ویژگی های زیر از سوی سازمان ایجاد می شود:

1 ـ ردیابی و ثبت پست های الکترونیک مبادله شده.

2 ـ ردیابی و ثبت مستندها در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات.

3 ـ دریافت مستندهای مناقصات پس از پایان مدت اطلاع رسانی برخط.

ماده ۳۰ ـ نقش ها و استانداردها

الف ـ مسئولیت های مناقصه گزار در نظام مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات عبارتند از:

۱ ـ اجرای مستند سازی مکتوب و الکترونیکی.

۲ ـ اجرای فرایند اطلاع رسانی.

۳ ـ وارد کردن اطلاعات معاملات (اعم از مناقصه و ترک مناقصه) در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات.

۴ ـ مدیریت ریسک اطلاعات.

ب ـ مسئولیت های زیر قابل واگذاری بـه مدیریت طرح نیست:

۱ ـ مستندسازی و اطلاع رسانی پیش از فراخوان.

۲ ـ مستندسازی و اطلاع رسانی ارزیابی مالی یا ترک مناقصه.

۳ ـ مستندسازی و اطلاع رسانی تجدید و لغو مناقصه.

تبصره ـ منسوخ 1386/02/12 ـ در صورت ارجاع نقش کمیته فنی ـ بازرگانی بـه مدیر طرح، حداقل سه عضو خبره فنی صلاحیت دار از سوی مدیر طرح بـه مناقصه گزار معرفی می شوند، اعضای یاد شده موظفند تمام مستندهای مربوط را با عنوان حقیقی و حقوقی خود امضا کنند.

پ ـ مسئولیت آموزش و نظارت بر مستندسازی و اطلاع رسانی مناقصات در دستگاه های مناقصه گزار، بر عهده دستگاه مرکزی مربوط می باشد.

ت ـ مسئولیت ایجاد و راهبری پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات بر عهده سازمان است.

ث ـ بـه منظور ایجاد رویه واحد، (سازمان) می تواند استانداردها، راهنماهای کاربرد، دستورالعمل ها و مشخصات فنی مربوط را در تعامل با دستگاه های مرکزی، حسب مورد تهیه، ابلاغ یا بهنگام نموده و در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر کند.

معاون اول رییس جمهور ـ پرویز داودی